Tax technology neemt een steeds belangrijkere rol aan in het leven van de fiscaal professional. De behoefte aan real time reporting, compliance en meer efficiëntie jagen de inzet van ICT binnen fiscaliteit nog verder aan. In gesprek met Nextens stellen Rienk Kamphuis, partner bij EY en Frank Putman, senior consultant bij EY dat zij tax technology definiëren als “het gebruikmaken van technologie om fiscale processen efficiënter en vollediger te laten verlopen”.
28 mei 2019 organiseren we een (gratis) webinar over Tax Technology
Meld u hier aan >>De verwachting bestaat dat door de inzet van tax-technology een groot deel van het fiscale ‘inklopwerk’ gaat verdwijnen. Het complexe fiscale advieswerk blijft echter mensenwerk, waarbij van fiscaal professionals wordt gevraagd brede kennis van zaken te bezitten. Robots en andere softwareapplicaties nemen het eenvoudigere fiscale advies- en aansluitwerk over.
Wat is ervoor nodig om met tax technology aan de slag te gaan?
“We kunnen aan bedrijven een mooie stip aan de horizon laten zien op het gebied van tax technology, maar stap één is altijd het op orde brengen van data”, vervolgt Kamphuis. “Bij veel bedrijven staat fiscale data in losse Excel sheets op harde schijven van medewerkers. Die data moet worden verzameld in één centraal systeem.”
“Iedereen weet dat het belangrijk is, maar in de praktijk is het nog best lastig om dit voor elkaar te krijgen. Als de data echter gestructureerd in één systeem staat, ligt de wereld aan je voeten voor wat betreft data-analyse, blockchain, RPA, machine learning, natural language processing en andere technologische ontwikkelingen. Eerst je data op orde hebben, dat is het belangrijkst.” We lichten drie vormen van tax technology uit.
Meer weten?
Robotic accounting: 10 stappen naar geautomatiseerd boeken
1. Robotic Process Automation (RPA)
Volgens Putman en Kamphuis is RPA een logisch startpunt om als een bedrijf aan de slag te gaan met tax technology. “Binnen EY maken we bijvoorbeeld gebruik van robots om aangiften in te vullen”, vertelt Putman. “Het opstellen van een aangifte bestaat voor een deel nog uit handmatig werk: cijfertjes overtikken. Binnen EY gebruiken we nu bijvoorbeeld robots om consolidatiestaten in ons aangiftesysteem te laden. Dat is een makkelijk voorbeeld van RPA, met een grote impact op de tax-functie.”
Een ander voorbeeld is het uitrekenen van de woon-werkafstand van werknemers. Putman: “Dat hoeft ook niet meer handmatig. Voorheen kostte het opzoeken van deze data enkele dagen tot een week, nu laten we de RPA-software een paar uur draaien. De robot voert de postcode van het woonadres en werkadres in op Google Maps, zoekt de meest gangbare route en slaat de kilometers op in een Excel. Eigenlijk alle processen binnen EY waarbij mensen herhaaldelijk data in systemen typen, proberen we nu zo veel mogelijk door robots uit te laten voeren.”
2. (Big) Data Analytics
Zodra je data analytics technologieën loslaat op goed gestructureerde data, kan je ontzettend veel inzichten krijgen. Kamphuis: “Denk bijvoorbeeld aan de werkkostenregeling. Door alle data uit een boekhoudsysteem in een tool te laden, kan deze vervolgens inzichtelijk maken hoeveel budget je nog hebt binnen de werkkostenregeling. Deze technologie kan ervoor zorgen dat je minder fouten maakt, of eerder gemaakte fouten direct ontdekt.”
Een ‘quick win’ is wat Kamphuis betreft te behalen op het gebied van douane. “Dit is een onderdeel wat bij veel bedrijven tussen het wal en het schip valt. Omdat niemand er echt verantwoordelijk voor is, is er ook minder overzicht. Zodra wij de data opvragen en inzicht geven, kunnen we daar soms meerdere miljoenen aan besparingen en risico’s uithalen.”
3. Blockchain
Putman: “Binnen EY zien we blockchain als de nieuwe manier waarop administraties van bedrijven met elkaar gaan communiceren. Nu heeft ieder bedrijf nog zijn eigen administratie en daarmee zijn eigen “waarheid”. We schieten de hele dag inkooporders, verkooporders en facturen naar elkaar toe. Bij het invoeren van al deze data in alle losse administraties sluipen er veel menselijke fouten in. Blockchain zorgt voor één gedeelde waarheid. Inkooporders, verkooporders en facturen worden direct via de blockchain op elkaar aangesloten. Vervolgens wordt alle informatie foutloos bij alle deelnemers in de administratie geschoten. Deze toekomst is echt niet meer ver weg, voor diverse klanten bouwen we nu al blockchain platforms die dit kunnen.”
In een wereld waarbij bedrijven met elkaar communiceren via een blockchain, moet het fiscale aspect niet worden vergeten. “Aan alle blockchains kleven belastinggevolgen. Binnen EY zijn we daarom nu diverse applicaties aan het ontwikkelen die de belastinggevolgen van blockchaintransacties in kaart brengen. De belasting kan dan worden weggeschreven op de blockchain, waardoor je een veilige audit trail hebt. Zo ben je in één keer compliant.”Frank is senior tax & technology consultant.
“In een wereld waarbij bedrijven met elkaar handelen via een blockchain, moet het fiscale aspect niet worden vergeten. Aan alle blockchain transacties kleven belastinggevolgen.”
Rienk is partner bij EY en tevens leidt hij het tax technology & transformation team.
“We kunnen aan bedrijven een mooie stip aan de horizon laten zien op het gebied van tax technology, maar stap één is altijd het op orde brengen van data.”
