“Wacht niet te lang met het oppakken en implementeren van technologische ontwikkelingen. Je moet nu mee, anders ben je over een paar jaar uitgespeeld”, stelt Erik Verstraten van Verstraten & Partners. Verstraten noemt zichzelf ondernemersadviseur, winstcoach en belastingadviseur. Zijn bedrijf, waar hij mede-eigenaar van is, telt nu 13 mensen, maar zal binnenkort doorgroeien naar 20 medewerkers.
Administratie is een basisverhaal
Verstraten & Partners is zo’n tien jaar geleden in de digitale transitie gestapt. “Ooit waren de boekhouding, de jaarrekening en de fiscale aangifte de kern van onze werkzaamheden. Nu hebben we een dusdanige automatiseringsslag gemaakt, dat de administratie een basisverhaal is geworden. Zo laden bedrijven als Sligro de facturen van onze klanten al automatisch in het systeem. Dat staat gewoon en moet met steeds minder handmatige bewerkingen compleet zijn.”
Tijd voor advies
De administratie is dus in grote mate gedigitaliseerd. “In het verleden betaalde de klant daar een bepaalde prijs voor, maar omdat dit nu automatisch gaat, hebben we tijd over voor andere zaken. We kunnen de tijd nu gebruiken om mee te denken met de ondernemer. We proberen hen met advies nu naar een volgend plan te tillen.”
Winstgroei realiseren
Hoe doet Verstraten dat? “We gaan nu met onze klanten in gesprek over zaken zoals: hoe staat het bedrijf ervoor en waar wil de klant naartoe? We hebben een begroting aan het begin van het jaar. Werkt de klant volgens die begroting? Loopt hij voor of achter? Op die manier pellen we de onderneming af. We kijken ook naar de winst en hoe deze verbeterd kan worden. Waar zijn voordelen te behalen? De verkoopprijzen staan bij sommige producten vast, is inkoop dan de bottleneck? En als we dan samen winstgroei weten te realiseren, hoe gaan we dat dan fiscaal zo optimaal mogelijk handen en voeten geven?”
Communicatie met klanten essentieel
“Voor ruim de helft van de klanten verzorgen wij nu het totaalplaatje.” Waarom de helft? “Dat hangt af van de bereidheid van klanten. Ze moeten snappen welk voordeel het hen biedt: de win-win van het wijzigen van processen. Goede communicatie is hierbij essentieel, want klanten zijn met hun onderneming bezig en de rest is bijzaak. Klanten moeten gaan inzien dat digitalisering ervoor zorgt dat er minder tijd gaat naar de administratie, dat zij sneller inzicht hebben, dat de kosten uiteindelijk omlaag gaan en dat wij in staat zijn om hen van bredere adviezen te voorzien dan alleen aan het eind van het jaar een jaarrekening en aangifte.”
Lees hier ook de ervaringen van het kantoor Schuiteman Accountants & Adviseurs:
“De focus op advies zorgt voor toekomstbestendigheid van ons kantoor” >>
Adviestool: klant onder een vergrootglas
“De Adviestool die nu in Nextens zit is voor mij een mooi hulpmiddel. Het geeft mij inzicht welke punten er bij een specifieke klant onder een vergrootglas moeten. Ik kijk de adviessignalen door zodra ik met de aangifte bezig ben, omdat ik dan zeker weet dat ik met de klant in aanraking kom. Door de adviessignalen op te pakken bij de aangifte, ben ik nu in staat om álle adviezen mee te nemen. Die tijd had ik namelijk toch al gereserveerd voor de klant. Die heeft dan vervolgens de mogelijkheid om te zeggen: ga er maar mee aan de slag. Dan kan ik vervolgens een prijsafspraak voor het advies maken.”
Prijsafspraken
Hoewel Verstraten & Partners werkt met vaste (jaarlijkse) prijsafspraken met klanten, valt advies hier voorlopig nog buiten. “Wij kunnen met klanten de afspraak maken dat zij voor een x-bedrag per jaar onbeperkt kunnen bellen, advies vragen en dat alle administratie wordt gedaan. Die keuze hebben wij alleen nog niet gemaakt, omdat wij het niet eerlijk vinden als de ene klant nooit belt of vragen stelt en dan toch dezelfde prijs moet betalen als een klant die hier wel gebruik van maakt. We zijn van het uurtje factuurtje afgestapt, alleen advieswerk vormt hier nu nog een uitzondering op.”
Blijven groeien als kantoor
“Alle stappen in de digitalisering moeten ervoor zorgen dat we met dezelfde hoeveelheid mensen toch blijven groeien. Sinds 2012 werkten we met 13 mensen en toch hebben we sindsdien elk jaar met 10 procent kunnen plussen. Dat heeft alles te maken met automatisering en dat ik mensen in dienst heb die in staat zijn om mee te groeien”, concludeert Verstraten.
