Nextens deelt al jaren kennis voor belastingadvies- en accountantskantoren. Bijvoorbeeld over de toekomst van het vak. Hoe maak je als kantoor de transitie naar een nieuwe manier van werken en adviseren, een nieuwe strategie met verdienmodel, digitalisering en innoverende producten? Wij hebben talloze blogs en kennisdocumenten geschreven, maar wat willen jullie weten over die transitie?
Wij geven antwoord op de 10 meest gestelde vragen
#3 Hoe haal je als belastingadvies- of accountantskantoor het maximale uit fiscale automatisering?
Fiscale automatisering maakt ons het leven een stuk makkelijker. Gegevens zijn real time beschikbaar, overzichtelijk en de mogelijkheden zijn eindeloos. Misschien wel zo eindeloos dat de richting soms kwijt raakt. Hoe haal je als belastingadvies- of accountantskantoor het maximale uit automatisering? Wij vroegen het Erik van den Kerkhof, belastingadviseur en Frank van de Ven, senior belastingadviseur bij RSW Accountants + Adviseurs . Van de Ven: “We maken gebruik van standaardsoftware, maar dan ben je er nog niet. Het gaat erom hoe je er mee omgaat en wat je ermee doet.”
“Wij halen het maximale uit fiscale automatisering door niet te kijken naar alleen de pakketten die er zijn, maar door vooral te kijken naar de mogelijkheden die een pakket biedt,” vervolgt Van den Kerkhof. “Waar heeft de klant behoefte aan? Welke pakketten zijn het meest rendabel?” Daarbij werkt RSW met drie pijlers.
1. Koppel pakketten
Van de Ven legt uit: “We laten softwarepakketten met elkaar ‘praten’ door ze aan elkaar te koppelen. Hierdoor besparen we veel handmatig werk en daarmee ook tijd. Dit zorgt ervoor dat verschillende databronnen nieuwe inzichten opleveren in de situatie van de klant.” Het is dus niet alleen van belang welke data een pakket oplevert, maar ook hoe je deze vervolgens kunt inzetten om het makkelijk te maken voor de klant.
2. Richt software op maat in voor de klant
Goed, je hebt de data en door de koppeling van al die verschillende bronnen heeft de klant een berg aan informatie tot zijn beschikking. Het gevaar ligt dan echter op de loer dat hij door de bomen het bos niet meer ziet. Dit vangt RSW op door software klantspecifiek in te richten. Van den Kerkhof:
We proberen voor onze klanten de software zo in te richten dat alle informatie actueel beschikbaar is, zodat zij op ieder moment van de dag kunnen kijken hoe ze ervoor staan.
“Maar het is ook belangrijk dat wij vervolgens de software zo inrichten dat het voor de klant specifiek wordt gemaakt. Het voordeel voor de klant dan is dat hij een pakket heeft dat optimaal voor hèm functioneert door alleen precies die informatie te geven, die de klant zelf nodig heeft.”
3. Leer het je klanten en je medewerkers
Kennis van software is daarom essentieel, voor de klant maar ook voor de medewerkers. Van de Ven benadrukt het belang van constante training van medewerkers: “We trainen onze mensen daar voortdurend op en leiden ze daarvoor op, zodat ze ook software kunnen inrichten en toepassen op maat voor de klant. Zo zorgen we dat onze medewerkers alles uit de software kunnen halen wat erin zit.” Ook de klant moet leren werken met de software. Van den Kerkhof vertelt over het belang van persoonlijk contact op dat vlak: “Wij leren klanten om te gaan met onze pakketten door vaak bij de klant aanwezig te zijn en daar uit te leggen hoe een pakket werkt en alle mogelijkheden te laten zien. Als de klant het pakket eenmaal kent, dan kunnen we ook op afstand altijd ondersteunen als er vragen zijn hoe een pakket werkt, of hoe hij tot een bepaald resultaat kan komen.”
Hoe haal je het maximale uit fiscale en accountancy software?
Wie op de website van RSW kijkt, ziet direct dat het kantoor meegaat in de ontwikkelingen. Van de Ven: “We gebruiken verschillende online tools. Deze tools zitten echter meer in de accountancy dan in de belastingpraktijk. We zijn wel bezig met het vinden en ontwikkelen van nieuwe fiscale tools, waaronder fiscale data-analyse. Dat is een ontwikkeling waar we veel toekomstige dienstverlening van verwachten. Zo bijven we continu proactief op zoek naar nieuwe kansen en ontwikkelingen, bijvoorbeeld door deel te nemen aan pilots en overleggen. Dat is eigenlijk een beetje ons DNA.”
Kunnen jullie collega-kantoren voorbeelden geven van software die jullie gebruiken?
Klantgemak
“Een mooi voorbeeld daarvan is Scan & Herken,” vervolgt Van de Ven. “Bonnetjes en facturen worden automatisch gescand en ingelezen in de financiële administratie.” “Dan hoeft de klant eigenlijk bijna geen werk meer te doen om zijn administratie bij te houden,” vult Van den Kerkhof aan. “Andere voorbeelden zijn ook Exact Online waarmee klanten kunnen boekhouden op afstand. Daarnaast loopt onze salarisadministratie via NMBRS. NMBRS biedt onder andere een app aan waarmee klanten op ieder moment van de dag loonadministratie kunnen inzien en gegevens wijzigen.”
Visionplanner
Een goed hulpmiddel voor de klantspecifieke aanpak is Visionplanner. “Wij kijken bij een klant wat hij nodig heeft en welke informatie hij wil hebben. Bij Visionplanner kun je vervolgens een dashboard creëren waar precies de KPI’s van die klant naar voren komen. Zo ziet een klant alleen de zaken die hij nodig heeft om zijn onderneming goed te kunnen leiden.” Van de Ven: “Met Visionplanner begeleiden we onze ondernemers om hun financiële en bedrijfseconomische doelstellingen te behalen. Daarbij vergelijken wij hun prestaties met de resultaten van hun branchegenoten door middel van benchmarking. Dan kunnen we zien hoe zij het hebben gedaan.”
BIZ
“Voor dat laatste maken we gebruik van BIZ,” licht Van de Ven toe. “BIZ is een online tool van een landelijke accountantsorganisatie. Daarbij kunnen wij cijfers die we opgesteld hebben voor ondernemers, inlezen in de software. Vervolgens kunnen we de vergelijking trekken met de branche-informatie die in het BIZ-pakket zit.”
Nextens
Om de klant proactief te kunnen adviseren, maakt RSW ook gebruik van de Adviestool van Nextens. Van den Kerkhof: “We maken onze aangiftes in een softwarepakket van Nextens. Als wij de aangifte hebben opgesteld komen er automatisch adviessignalen uit die voor ons zeer bruikbaar zijn in de praktijk, bijvoorbeeld als we vervolgens de aangifte gaan bespreken, of een adviesgesprek met de klant hebben over andere zaken.”
Werk samen met de klant om alles uit fiscale automatisering te halen
Je kunt dus veel softwarepakketten gebruiken, zolang je ze maar goed laat samenwerken vanuit de behoefte van de klant. Standaard software en informatie is voor de nieuwe generatie ondernemers niet van belang. Waar sta ik? Hoe staat het met mijn doelen? De toegevoegde waarde zit hem juist in het klantspecifiek maken van software. Bijvoorbeeld door pakketten te koppelen en dusdanig in te richten dat de klant real time beschikking heeft over informatie die voor hem relevant is. “Als belastingadviseur zorgen we er dan vervolgens nog voor dat de klant niet meer betaalt aan belasting dan nodig is,” besluit Van den Kerkhof lachend. “Precies, heel belangrijk,” knipoogt Van de Ven.
