Voormalig klanten
Als intermediair heeft u te maken met verschillende soorten klanten: nieuwe klanten, voormalige klanten en uw huidige klanten. Verschillende intermediairs vragen in één keer voor alle klanten uitstel aan. Maar soms zitten daar nog klanten tussen die geen klant meer zijn. De nieuwe intermediair van deze klant kan daardoor geen uitstel meer aanvragen. In principe kan het geen kwaad als de Belastingdienst het uitstelverzoek, dat ingediend is door de vorige intermediair, goedkeurt. Maar zodra de voormalige intermediair de uitstelaanvraag intrekt, vervalt het uitstel voor deze klant. De nieuwe intermediair kant voor deze klant dan weer apart uitstel aanvragen.
Hoe kunt u er voor zorgen dat het proces goed verloopt?
Klantlijst opschonen
Voordat u in één keer voor al uw klanten tegelijk uitstel aanvraagt, kunt u het beste eerst uw klantenlijst in Nextens opschonen. Staan er klanten in uw actieve klantenlijst die bijvoorbeeld geen klant meer zijn? Dan maakt u deze klanten eerst voormalig.
U selecteert de klanten die voormalig klant gemaakt moeten worden en bij acties kiest u voor ‘voormalig klant maken’.
Hiermee verdwijnt de klant uit de lijst van actieve klanten en kan er geen SBA, VIA of uitstel meer voor worden aangevraagd. De klant wordt dan toegevoegd aan de lijst ‘voormalige klanten’.
Hoe u stap voor stap een klant de status voormalig geeft, wordt ook uitgelegd in een interactief stappenplan onder het kopje Hulp bij uitstel aanvragen.
Bent u onlangs gemigreerd naar Nextens? Het kan gebeuren dat voormalige klanten ineens toch weer als actieve klanten in de lijst worden opgenomen. Controleer na een migratie daarom altijd uw klantenlijst.
Per post
Als een cliënt bij u weggaat, is het niet erg netjes om voor die cliënt voor een volgend jaar alsnog uitstel aan te vragen. Het is voor de nieuwe intermediair nogal omslachtig om zijn nieuwe cliënt in de uitstelregeling op te nemen. Vraag dus voor voormalige klanten geen uitstel aan. Mocht u toch uitstel hebben aangevraagd voor een voormalig klant, dan kunt u het beste de uitstelaanvraag intrekken zodat de nieuwe intermediair uitstel kan aanvragen voor zijn nieuwe klant. Er is geen elektronisch kanaal om uw voormalige klanten uit uw uitstelregeling te halen. Dit kan alleen schriftelijk, met – per voormalige klant – een brief aan de Belastingdienst, dienst CVU. Het afmelden per brief/per klant staat beschreven in de brochure 2017 van de Belastingdienst en is ook opgenomen in de handleiding van Nextens Uitstel en in de help.
De Belastingdienst schrijft in de brochure in hoofdstuk 6, punt 6.2:
Afmelden van een klant
Wilt u oude klanten voor het aangiftejaar 2016 van uw uitstellijst verwijderen? Stuur dan een ‘Verklaring beëindiging machtiging’ naar:
Belastingdienst/Kantoor Almelo
Team CVU
Postbus 5106
7600 GM Almelo
Deze verklaring kunt u tot 15 maart 2018 insturen.
Als u een klant afmeldt, stuurt de Belastingdienst uw klant een brief met de nieuwe uiterste inleverdatum.
Voorbeeldbrief Verklaring beëindiging machtiging
In de brochure is een voorbeeldbrief opgenomen ‘Verklaring beëindiging machtiging’ (bijlage 2, pagina 18). U kunt de voorbeeldbrief selecteren (in Adobe: rechtsklik in de tekst + Selectietool + sleep over de tekst met de muis), kopiëren (Ctrl+ C) en plakken in bijvoorbeeld MS Word.
Andere opties
Het scenario kan natuurlijk ook andersom zijn. U krijgt een nieuwe klant waarvoor zijn voormalige intermediair al uitstel heeft aangevraagd. U kunt dan verschillende stappen ondernemen:
- U kunt een verzoek indienen bij de Belastingdienst om deze nieuwe cliënt aan uw uitstellijst toe te voegen door een ‘Verklaring machtiging’ in te sturen. Deze machtiging stuurt u naar bovengenoemd adres in Almelo. De machtiging staat in de brochure van de Belastingdienst (bijlage 1, pagina 17). Deze machtiging moet zowel door de nieuwe intermediair als door de klant worden ondertekend.
- U kunt de andere intermediair benaderen en vragen of die het uitstel schriftelijk wil intrekken.
- U kunt met de andere intermediair afspreken dat u de aangifte doet, terwijl de cliënt dit jaar nog bij de andere intermediair in de uitstelregeling is opgenomen. Zodra u de aangifte instuurt, ziet de andere intermediair dan zijn aantal ingeleverde aangiften toenemen. Deze wat vreemde manier komt in de praktijk regelmatig voor, om het sturen van (machtigings)brieven te omzeilen.
Handleidingen
Hoe u uitstel via Nextens kunt aanvragen en wijzigen van uitstel (IB en VPB) – ook voor meerdere becons, is uitgelegd in de Handleiding Uitstel te vinden op de Supportpagina met handleidingen. Daarnaast hebben we een interactief stappenplan onder het kopje Hulp bij uitstel aanvragen. Tot slot kunt u het ook vinden in het Helpcentrum als u in de aangifte werkt.
