De werkkostenregeling (de WKR) regelt hoe loonbelasting moet worden geheven over verstrekkingen, vergoedingen en terbeschikkingstellingen van werkgever aan werknemer.
Als ervoor wordt gekozen bestanddelen aan te wijzen als eindheffingsloon, mogen hier onder de WKR zaken op in mindering worden gebracht:
- Gerichte vrijstellingen
- Nihilwaarderingen
- 1,2% vrije ruimte
De aanwijzing als eindheffingsloon moet expliciet uit de administratie blijken. Voor de invoering van de WKR in de organisatie is het praktisch en soms noodzakelijk om aanpassingen te doen in de financiële administratie.
Welke en hoeveel wijzigingen nodig zijn hangt vooral af van de grootte van het bedrijf en van de hoeveelheid arbeidsvoorwaarden.
Eisen Belastingdienst
De Belastingdienst stelt geen specifieke eisen aan de administratie van de WKR. Wel moet de benutting van de vrije ruimte na afloop van het kalenderjaar inzichtelijk kunnen worden gemaakt.
Grote bedrijven
Bij grote bedrijven (meer dan 500 werknemers) moeten er waarschijnlijk aparte grootboekrekeningen (of een verzamelgrootboekrekening) komen voor:
- vergoedingen die onder de vrije ruimte vallen, en de op de factuurwaarde gewaardeerde factuurbedragen van loon in natura; en
- waarderingen van verstrekt loon in natura (behalve als dit apart wordt bijgehouden).
Houd rekening met kosten waarvoor vooraf is bepaald dat die geheel of gedeeltelijk bij de werknemer worden belast. Die kosten moeten op andere grootboekrekeningen worden geboekt omdat die niet meetellen voor de vrije ruimte.
Middelgrote bedrijven
Voor middelgrote bedrijven (100 tot 500 werknemers) hangt de aanpassing in de administratie vooral af van de hoeveelheid arbeidsvoorwaarden. Ook voor deze bedrijven lijkt het wenselijk om de administratie aan te passen aan de WKR.
Kleine bedrijven
Kleine bedrijven (tot 100 werknemers) kunnen over het algemeen uit de voeten met een extra boeking op twee aparte grootboekrekeningen (debet en credit). Op die rekeningen worden de posten opgenomen die ten laste komen van de vrije ruimte. Deze extra (dubbele) boeking beïnvloedt de daadwerkelijke cijfers niet, waardoor die duidelijk blijven. De posten worden verder op dezelfde manier geboekt als onder het oude systeem.
Extracomptabel bijhouden
Ook de waarderingen van andere verstrekkingen in natura kunnen extracomptabel worden bijgehouden, zoals:
- de waarde in het economische verkeer (bijv. het voordeel van producten uit het eigen bedrijf); en
- lagere fiscale waarderingen (bijv. niet zakelijke maaltijden op de werkplek).
Inrichting salarisadministratie
Ook de salarisadministratie moet zijn ingericht op de toepassing van de WKR. Zo kan de stand van zaken van de benutting van de vrije ruimte periodiek worden beoordeeld.
Alles weten over de werkkostenregeling?
