Verplichting tot het doorgeven van betalingen aan derden

Vanaf belastingjaar 2022 geldt de verplichting om betalingen aan derden vóór het einde van januari van het volgende jaar door te geven aan de Belastingdienst. Deze regeling, bekend als de opgaaf uitbetaalde bedragen aan derden (UBD), heeft de vroegere IB-47-regeling vervangen.

Voor 2024 betekent dit dat gegevens over betalingen in dat jaar uiterlijk 31 januari 2025 bij de Belastingdienst moeten zijn ingediend. Deze verplichting geldt vaker dan men in eerste instantie zou verwachten. Lees hieronder wanneer en welke gegevens je moet doorgeven en of je op korte termijn actie moet ondernemen.

Doel van de regeling

De opgaaf UBD is bedoeld om de Belastingdienst inzicht te geven in betalingen aan personen die geen factuur met btw hebben gestuurd. Dit kan bijvoorbeeld gaan om betalingen aan sprekers, auteurs, deelnemers aan medische onderzoeken of particulieren die schoonmaak- of kluswerkzaamheden verrichten.

Door deze betalingen te registreren, kan de Belastingdienst toezicht houden op de inkomsten van deze personen en belastingontduiking voorkomen. Daarnaast worden de opgegeven gegevens verwerkt in de vooraf ingevulde aangiften inkomstenbelasting.

Wie moet de opgaaf UBD doen?

De verplichting geldt voor:

• Inhoudingsplichtige uitbetalers: organisaties zoals ondernemers, stichtingen en verenigingen die loonheffingen aangeven en betalingen doen aan derden.
• Collectieve beheersorganisaties: instellingen die namens auteurs of kunstenaars betalingen doen.

Zelfs particulieren kunnen verplicht zijn om gegevens door te geven, bijvoorbeeld bij incidentele betalingen, mits de Belastingdienst hen hierom vraagt. Niet-inhoudingsplichtige partijen hoeven alleen opgaaf te doen als ze hiervoor specifiek door de Belastingdienst worden uitgenodigd.

Welke gegevens moeten worden doorgegeven?

De volgende gegevens moeten worden opgegeven:

• Het uitbetaalde bedrag: inclusief beloningen in natura, gewaardeerd naar de economische waarde. Deze waarde wordt opgeteld bij het in geld uitbetaalde bedrag.
• De datum van de betaling: bij meerdere betalingen mag 31-12-2024 als datum worden opgegeven.
• Persoonsgegevens van de ontvanger:
  • Burgerservicenummer (BSN)
  • Naam
  • Adres
  • Geboortedatum

Een belangrijk detail: een factuur die betrekking heeft op 2024, maar pas in 2025 wordt betaald, moet worden gerenseigneerd bij de opgaaf over 2025. Het jaar van uitbetaling is bepalend, niet de factuurdatum.

Wanneer moeten betalingen worden doorgegeven?

Betalingen aan personen die niet in loondienst zijn en geen factuur met btw sturen, moeten worden doorgegeven. De Belastingdienst beschouwt een factuur met 0% btw, verlegde btw of vrijgestelde btw ook als een ‘factuur zonder btw’. Bijvoorbeeld:

• ZZP’ers die gebruikmaken van de kleineondernemersregeling (KOR).
• Ondernemers in de bouw die factureren met verlegde btw.

Hierdoor vallen ook sommige betalingen aan ondernemers onder de regeling.

Welke betalingen zijn uitgezonderd?

Niet alle betalingen hoeven te worden gemeld. De uitzonderingen zijn:

• Vrijwilligersvergoedingen.
• Betalingen op basis van een factuur met meer dan € 0 aan btw.
• Betalingen aan artiesten en buitenlandse beroepssporters.
• Betalingen aan erfgenamen van auteursrechten (bijv. wetenschappelijk werk, kunst, muziek of toneel).

Procedure

De opgaaf UBD moet digitaal worden ingediend via het gegevensportaal van de Belastingdienst. Hiervoor heb je een account nodig. Als je beschikt over de juiste software, kun je ook gebruikmaken van Digipoort, het beveiligde digitale communicatiekanaal van de overheid.

Voorheen verliep de IB-47-regeling op papier, maar met de invoering van de opgaaf UBD is het proces gedigitaliseerd. Dit zou de administratieve lasten voor zowel de uitbetaler als de Belastingdienst moeten verlagen.

Gevolgen van niet-naleving

Het niet tijdig of onvolledig doorgeven van betalingen kan leiden tot boetes en andere sancties. De Belastingdienst kan bij overtreding een boete opleggen die afhankelijk is van de ernst van de situatie. Daarnaast kan niet-naleving intensiever toezicht van de Belastingdienst tot gevolg hebben. Het is daarom cruciaal dat gegevens nauwkeurig en op tijd worden aangeleverd.

De regeling rond de opgaaf UBD brengt verplichtingen met zich mee die misschien niet altijd direct opvallen. Zorg dat je je bewust bent van de regels, zodat je tijdig kunt voldoen aan je fiscale verplichtingen. Dit voorkomt boetes en zorgt voor een correcte administratie.

Stefan Marcus en Bas Cramer, zijn fiscalisten bij Ymere en schrijven regelmatig voor Nextens