Recent las ik op de site van een groot ziekenhuis de volgende tekst:
“Als betaalde medewerker kunt u een fiscale vergoeding krijgen voor de kosten van uw woon-werkverkeer. U krijgt dan een vergoeding van € 0,19 per gereisde kilometer van en naar het werk. Over deze vergoeding hoeft u geen belasting te betalen. Tegelijkertijd wordt ditzelfde bedrag afgetrokken van uw bruto vakantie- en/of -eindejaarsuitkering. Over dit bedrag betaalt u dan geen loonheffing en dát is uw belastingvoordeel. De regeling is vrijwillig en geldt voor iedere medewerker met een aanstelling. Het maakt dus niet uit hoe ver u van het werk woont.”
Cafetariaregeling werkkostenregeling
In de fiscaliteit noemen we dit de cafetariaregeling, een regeling waarin werknemers belast loon kunnen uitruilen voor onbelast loon. Bij het in werking treden van de werkkostenregeling (op 1 januari 2015) waren werkgevers bang of het onder de werkkostenregeling nog wel mogelijk zou zijn om op een goede manier een cafetariaregeling aan haar werknemers aan te bieden.
Die zorg is gelukkig ongegrond, in feite is de gehele werkkostenregeling een uitwerking van de cafetariaregeling. Onder de werkkostenregeling kan een werknemer namelijk kiezen om brutoloon in te ruilen voor een vergoeding in natura, zoals een fiets of een laptop, een onbelaste verstrekking, een vergoeding of een terbeschikkingstelling. De werkkostenregeling heeft het voor de werkgever alleen maar eenvoudiger gemaakt om dit te faciliteren.
Waar voorheen nog de verplichting bestond om uitgaven per werknemer te specificeren en duidelijk te voldoen aan één of meerdere regels, is het onder de werkkostenregeling alleen belangrijk om binnen de forfaitaire ruimte te blijven. De forfaitaire ruimte bestaat uit 1,2% (2018) van de totale fiscale loonsom van een organisatie. Maar via de gerichte vrijstellingen is het voor een werkgever mogelijk vergoedingen en verstrekkingen te doen die niet in de forfaitaire ruimte vallen (vervoerskosten woon- werkverkeer, verblijfskosten, cursussen en vakliteratuur, studies en opleidingen en verhuizingen).
Voor- en nadelen van een cafetariaregeling
Voor werknemers heeft een cafetariaregeling als voordeel dat de werkgever een belast deel van het loon onbelast kan uitbetalen of als sprake is van ruil tegen een beloning in natura, tegen een lagere belaste waarde, waarbij de werknemer zelf de keuze heeft de cafetariaregeling toe te passen of niet.
Een lager fiscaal loon leidt bij een werknemer mogelijk voor meer zorg-, kinderopvang- of huurtoeslag. Voor een werkgever heeft een cafetariaregeling uiteraard als voordeel dat hij zijn werknemer gunstige arbeidsvoorwaarden kan aanbieden. Daarnaast verlaagt een cafetariaregeling ook de arbeidskosten, doordat een werkgever minder loonheffingen (loonbelasting en premies werknemersverzekeringen) hoeft af te dragen.
Nadelen van het gebruik van een cafetariaregeling zijn er ook. Voor werknemers betekent een lager brutoloon, een lagere grondslag voor de pensioenopbouw. Daarnaast ook een lagere grondslag voor inkomensafhankelijke uitkeringen, zoals WW. Ook voor een werkgever zijn er nadelen. Het is administratief bewerkelijker om een cafetariaregeling te hebben. Door een lager belastbaar loon door uitruil, wordt de grondslag voor berekening van de zogeheten vrije ruimte voor werkgevers lager.
Administratieve last
Door de hoeveelheid gerichte vrijstellingen blijft de werkkostenregeling alsnog een complex verhaal. Het blijft maatwerk. Echter, daar staat tegenover dat een werkgever (zie het citaat aan het begin) actief meedenkt over betere secundaire arbeidsvoorwaarden en daar kan niemand op tegen zijn.
