Van start-up naar scale-up: ook een fiscale transitie

De sprong van start-up naar scale-up markeert een belangrijke fase in de levenscyclus van een onderneming. Hoewel groei en succes vaak centraal staan in dit proces, brengt deze overgang ook een aantal uitdagingen met zich mee. Naast veranderingen in bedrijfsvoering, cultuur en strategie, vormen belastingvraagstukken een steeds serieuzere uitdaging. In deze blogpost kijken we daarom wat er zoal verandert als je onderneming van start-up verandert in een scale-up en welke fiscale vraagtstukken daar onder andere bij komen kijken.

Groei zorgt voor meer complexiteit

Om gelijk maar fiscaal van wal te steken, een van de meest ingrijpende veranderingen tijdens de transitie naar een scale-up is de toename in fiscale verplichtingen. Deze verplichtingen nemen niet alleen toe, ze worden ook een complexer. Waar een start-up doorgaans met relatief eenvoudige belastingzaken te maken heeft, krijgt een scale-up met aanzienlijk meer fiscale complexiteit te maken. Zaken waar je bijvoorbeeld mee te maken kunt krijgen zijn:

• Btw-afdracht op internationale schaal
  Zodra je bedrijf groeit, is de kans aanwezig dat je zaken gaat doen met buitenlandse partijen. Afnemers, leveranciers. Dit kan gevolgen hebben voor de btw-afdracht. Je moet bijvoorbeeld rekening houden met de verschillende btw-tarieven en -regels per land. Hoe je daar mee om kunt gaan en welke btw-regels gelden in welke landen, lees je in Nextens Naslag Internationaal. Onze internationale kennisbank met btw-informatie uit maar liefst ruim 40 toonaangevende economieën.
• Van IB naar BV
  Als je een bedrijf start, is een eenmanszaak vaak de eerste en meest voor de hand liggende keuze. Of dat ook de meest verstandige keuze is, is een andere vraag. Echter, zodra de start-up fase wordt ingeruild voor de scale-up fase, is het meestal wel echt verstandig over te stappen naar een bv. Bijvoorbeeld omdat je dan prive niet meer aansprakelijk gesteld kan worden als er onverhoopt iets mis gaat. De overstap naar een bv heeft onder andere tot gevolg dat je geen inkomstenbelasting meer betaalt, maar venootschapsbelasting. Om je bij deze transitie een handje te helpen, heeft Nextens een handige rekentool ontwikkeld: Van IB naar BV. Dat maakt de keuze net even makkelijker.
• Vennootschapsbelasting en investeringsaftrek
  In de scale-up fase groeit de winst (als het goed is) aanzienlijk, waardoor je als bedrijf in een hogere schijf van de vennootschapsbelasting terecht kan komen. Tegelijkertijd biedt de overheid diverse fiscale regelingen, zoals bijvoorbeeld de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA), die je juist kunnen helpen om investeringen zo fiscaal voordelig mogelijk te maken.
• Werkkostenregeling (WKR)
  Een ander fiscaal punt houdt verband een groter personeelsbestand. Naarmate het personeelsbestand groeit, wordt het namelijk belangrijker en verstandiger om slim gebruik te maken van een regeling als de Werkkostenregeling (WKR). Extra’s zoals bonussen, bedrijfsuitjes en gadgets vallen onder deze regeling, waarmee je personeel fiscaal voordelig kunt belonen. Echter, overschrijding van het toegestane bedrag binnen de WKR – de vrije ruimte – kan leiden tot naheffingen. Zorg dus dat je op de hoogte bent van de laatst wijzigingen. Je leest er alles over in ons gratis WKR kennisdocument.

Ander soort governance en structuur

De manier waarop een organisatie geleid en bestuurd wordt, verandert ook naarmate een bedrijf groeit. Dit wordt ook wel governance genoemd en omvat de regels, processen en structuren die zijn ingesteld om de verantwoordelijkheid en controle binnen een organisatie vorm te geven. In de start-up fase zijn besluitvormingsprocessen vaak nog informeel en snel. In de scale-up fase wordt een meer formele manier van belsuitvorming noodzakelijk. Denk aan:

• Raad van Bestuur en aandeelhouders
  De CEO of Managing Director moet in de scale-up fase niet alleen zorgen voor de dagelijkse leiding, maar in sommige gevallen ook rapporteren aan een Raad van Bestuur, eventuele investeerders en mogelijk aandeelhouders. Dit vereist niet alleen een gestructureerdere aanpak van bedrijfsvoering, maar ook van financiële rapportages. Tevens zal de CEO – die in veel gevallen ook de oprichter is – moeten leren om zaken uit handen te geven. En dat is niet altijd even makkelijk.
• Uniforme werkprocessen
  In een start-up wordt vaak gebruik gemaakt van verschillende tools en softwarepakketten. In deze fase is dat meestal niet zo’n probleem. In de scale-up fase daarentegen leidt dit echter tot inefficiëntie en hogere kosten. Je zult dus moeten investeren in gestandaardiseerde systemen en zorgen voor een meer gestructureerde aanpak van (werk)processen.

Hoe groter je wordt, hoe meer mensen je nodig hebt

We zeiden het hierboven al even maar groei betekent meer werk en dus ook meer mensen. Een groter personeelsbestand betekent ook een aantal nieuwe uitdagingen. Zo is het bijvoorbeeld belangrijk om niet alleen te focussen op het aannemen van personeel, maar ook rekening te houden met extra regelgeving:

• Belastingvrije vergoedingen
  De uitbreiding van het personeelsbestand betekent ook dat je meer gebruik kunt maken van belastingvrije vergoedingen, zoals reiskosten (€0,23 per kilometer) en thuiswerkvergoedingen (€2,40 per dag). Ook hierover lees je meer in ons kennisdocument over de WKR.
• Zzp’ers
  Veel scale-ups werken met zzp’ers om flexibele groei mogelijk te maken. Het is dan echter wel zaak om te voldoen aan de regels van de Wet DBA, om naheffingen en boetes te voorkomen. Daarin verandert in 2025/2026 het nodige. Wil je daar meer over weten? Volg/bekijk dan ons gratis webinar over ZZP waarin we samen met arbeidsrechtadvocaat Maarten van Gelderen en landelijk vaktechnisch coördinator loonheffingen bij de Belastingdienst Peter Hoogstraten dieper ingaan op de regels rondom zzp’ers, schijnzelfstandigheid en de aangekondige verscherpte handhaving.
• Internationaal personeel
  Met de groei van je bedrijf wordt de kans ook groter dat je te maken krijgt met personeel van buiten de landsgrenzen. Als dat het geval is, kun je mogelijk gebruikmaken van de 30%-regeling, waarbij een deel van het salaris belastingvrij kan worden uitgekeerd. Alles over de 30%-regeling en wat er zoal wijzigt in 2025, lees je in het artikel over de wijzigingen in de 30%-regeling.

Van productfocus naar financiële gezondheid

In de start-up fase ligt de focus meestal op productontwikkeling en marktintroductie. In de scale-up fase daarentegen verschuift de aandacht steeds meer naar financiële gezondheid en langetermijnstrategie. Dit betekent onder andere:

• Meer tijd voor de CFO
  De rol van de CFO neemt toe. Als CEO zul je steeds meer tijd doorbrengen met de persoon binnen je organsatie die verantwoordelijk is voor de financiën. Strategische keuzes worden zeker nu gemaakt in samenspraak met de CFO. Zaken waar veel meer aandacht aan zal moeten worden besteed zijn het managen van cashflow, winstgevendheid en investeringen.
• Transparantie richting medewerkers
  Het delen van gegevens en het geven van inzicht in bijvoorbeeld de langetermijnstrategie, wordt steeds belangrijker om je medewerkers mee te nemen in het groeiverhaal. Transparantie vergroot namelijk niet alleen het verantwoordelijkheidsgevoel, maar houdt ook je personeel betrokken.

Belastingplanning en optimalisatie

Al deze veranderingen hebben ook tot gevolg dat je fiscaliteit een veel belangrijkere plek zal moeten geven binnen je organisatie. Het gaat nu immers niet alleen meer om het betalen en terugvorderen van btw. Het gaat om aanzienlijke bedragen en potentieel grote gevolgen.

Een goede belastingplanning kan helpen om jouw organisatie echt naar een hoger niveau te tillen. Zo zorg je er met een goede belastingplanning voor dat je in zeer grote mate weet welke belastingdruk je het aankomend jaar kunt verwachten. Dat geeft rust binnen een organisatie omdat je niet ineens voor een onverwachte financiële verrassing komt te staan. Daarnaast kun je er ook voor zorgen dat bijvoorbeeld investeringen op een fiscaal zo gunstig mogelijk moment worden genomen.

Het is daarom belangrijk dat je de mensen die zich met fiscaliteit bezig houden binnen jouw bedrijf niet alleen achteraf bij de controle en aangifte betrekt, maar juist een rol toebedeelt helemaal aan het begin van het bedrijfsproces.

We doen het samen; al 70 jaar

Het groeiproces van start-up naar scale-up vereist inspanning van iedereen binnen een organisatie. De sleutel tot succes ligt daarom in teamwork, strategische planning, en een goed begrip van fiscale en organisatorische uitdagingen. Door belastingplanning niet als last, maar juist als strategisch voordeel te zien, kun je als ondernemer een solide basis leggen voor duurzame groei. Wil je weten hoe Nextens ook jouw scale-up hierbij kan helpen? Onze accountmanagers laten je graag zien hoe we al 70 jaar lang belastingadviseurs en andere bedrijven helpen om nog succesvoller te zijn.