Het is inmiddels eind augustus. Het einde van de zomer is in zicht en de werkvloer stroomt langzamerhand weer vol. Veel werknemers keren terug van hun welverdiende vakantie. Tijd voor de werkgever om de verlofadministratie bij te werken en te controleren. Dat dit niet alleen geldt voor de werknemers die al vakantie hebben gehad, maar ook voor werknemers die (nog) niet of nauwelijks vrij zijn geweest, blijkt wel uit twee vrij recente uitspraken van het Hof van Justitie van de Europese Unie (HvJ-EU).
Wettelijke regeling
Volgens de Nederlandse wet heeft iedere werknemer minimaal recht op viermaal de arbeidsduur per week aan vakantiedagen. Voor een fulltime medewerker betekent dit dus vier volle weken vakantie per jaar. Dit is het minimum, ook wel de wettelijke vakantiedagen genoemd. In een cao of individuele arbeidsovereenkomst kunnen meer vakantiedagen worden toegekend, waardoor een werknemer vaak ook recht heeft op een aantal bovenwettelijke vakantiedagen.
Wettelijke vakantiedagen zijn niet onbeperkt ‘geldig’. Op basis van de Nederlandse wetgeving vervallen wettelijke vakantiedagen een half jaar na het jaar van opbouw. Dit betekent dat de in 2018 opgebouwde maar niet opgenomen wettelijke vakantiedagen in principe op 1 juli 2019 zijn vervallen. Voor de werkgever die meteen volop wil gaan strepen in de verlofadministratie: opgelet!
Vergaande inspanningsverplichting
Het HvJ-EU heeft zich in een tweetal arresten uitgesproken over het vervallen van wettelijke vakantiedagen. Van de werkgever wordt het één en ander verwacht voordat hij de niet opgenomen vakantiedagen mag wegstrepen. Volgens het HvJ-EU heeft de werkgever namelijk een vergaande inspanningsverplichting om de werknemer (formeel) te bewegen daadwerkelijk vakantie op te nemen.
Naast deze inspanningsverplichting moet een werkgever de werknemer tijdig en precies informeren over het feit dat de niet-opgenomen vakantiedagen vervallen als deze niet voor 1 juli van het jaar na opbouw zijn opgenomen.
Hoe en wanneer de werkgever voldoet aan deze verplichtingen zegt het HvJ-EU echter niet. Naast het bijhouden van een goede verlofadministratie wordt daarom geadviseerd om de werknemer schriftelijk en tijdig aan te sporen vakantie op te nemen. Daarnaast is het raadzaam om de werknemer, eveneens schriftelijk, precies en tijdig te informeren over het vervallen van de vakantiedagen. Op de werkgever rust namelijk de bewijslast. Bij het ontbreken van een goede verlofadministratie die met de werknemer wordt gedeeld, kan dit dus een behoorlijke administratieve rompslomp voor de werkgever betekenen.
Zwakkere partij?
Het HvJ-EU vindt dat de werknemer nu eenmaal de zwakkere partij is die bescherming verdient. De verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat het recht op vakantie daadwerkelijk wordt uitgeoefend, ligt daarom volledig bij de werkgever.
De vraag is of dit terecht is of dat de bescherming van de werknemer te ver doorslaat. Je kunt betogen dat een werknemer ook een eigen verantwoordelijkheid heeft om tijdig vakantiedagen op te nemen. Iedere werknemer weet immers dat hij recht heeft op een bepaald aantal vakantiedagen. Een werkgever zou kunnen stellen dat het vervallen van vakantiedagen algemeen bekend is. Tik een simpel zoekwoord in op internet en de eerste hits gaan over de vervaltermijnen van vakantiedagen.
Gevolgen
Heeft de werkgever geen goede verlofadministratie die met de werknemer wordt gedeeld en niet voldoende inspanningen geleverd om de werknemer aan te sporen vakantie op te nemen, dan kan dit vooral discussie opleveren bij uitdiensttreding van de werknemer. De arresten van het HvJ-EU geven werknemers een goede onderhandelingspositie bij beëindiging van het dienstverband met wederzijds goedvinden. Werknemers kunnen namelijk vragen om overlegging van bewijsstukken. Kan de werkgever deze niet overleggen, dan kan de werknemer alsnog aanspraak maken op uitbetaling van de niet opgenomen wettelijke vakantiedagen. Deze zijn dan immers niet vervallen. Dit brengt voor de werkgever een onaangename extra kostenpost met zich mee, wat hem dan wellicht (een deel van) zijn eigen welverdiende vakantie kan kosten.
