In theorie zou de werkkostenregeling belastingheffing over vergoedingen of andere extra’s voor de werknemer eenvoudiger moeten maken en voor minder administratie moeten zorgen. In de praktijk blijkt dat toch anders. Een baas die tijdens de pandemie een online-borrel organiseert staat een vervelende verrassing te wachten. De drankjes en hapjes die hij laat thuisbezorgen bij zijn werknemers gelden als loon waarover loonbelasting moet worden betaald.
Vrije ruimte
Over eenzelfde bedrijfsborrel in de kantine met een portie bitterballen hoeft geen belasting te worden betaald. En de kosten die daar worden gemaakt gaan ook niet af van de zogeheten vrije ruimte in de werkkostenregeling (WKR). Dat is het percentage van de totale loonsom dat werkgevers belastingvrij aan hun werknemers mogen geven, schrijft het FD.
Dat kan overigens in geld of natura zijn. Een baas kan er wel voor kiezen om voor gemaakte kosten gebruik te maken van de vrije ruimte. Maar als die al volledig wordt gebruikt voor andere zaken, moet de werkgever als eindloonheffing 80% belasting betalen over de uitgaven voor de borrel.
Te ingewikkeld
Vanwege de complexiteit heeft de fiscus onlangs helderheid verschaft op het gebied van de onlinebedrijfsborrels. Er bestaat een uitzondering waarbij de borrel toch onbelast blijft binnen de WKR. De uitleg hiervoor is te omvangrijk om binnen dit artikel te omschrijven. Dat geldt overigens voor allerlei zaken rondom de ingewikkelde WKR. Met de vele begrippen en termen is de regeling enkel voor experts behapbaar.
Daar zijn er overigens niet veel van. Dat blijkt uit een evaluatie van de regeling uit 2018. Toen kwam naar voren dat werkgevers grote moeite hebben met het begrijpen van begrippen als ‘gerichte vrijstellingen’, ‘noodzakelijkheidscriterium’, ‘nihilwaarderingen’, ‘gebruikelijkheidstoets’ en ‘eindheffing’. Dit terwijl het een belangrijke regeling is waarmee werkgevers een veelvoud aan keuzes te moeten maken.
Wc-papier als beloning
Maar waarom wordt de bedrijfsborrel in het bedrijfspand niet als beloning gezien en de onlineborrel buiten het pand wel? Dat komt doordat zaken die worden verstrekt op het werk, net als vele andere zaken een uitzondering in de WKR vormt. Volgens Frank Werger, specialist loonbelasting en premieheffingen bij accountants- en adviesorganisatie BDO en verbonden aan de Erasmus Universiteit Rotterdam, zijn er goede redenen om over verstrekkingen op het werk geen belasting te heffen.
‘Een collega van mij maakte in de begintijd de grap dat zonder deze vrijstelling ook bezoek aan de wc zou moeten worden belast als onderdeel van de beloning. Werkgevers zorgen voor wc-papier en water om door te spoelen. Dat is een voordeel, dus loon.’
Parkeren op kosten van de baas
Een goed voorbeeld van het onderscheid zijn parkeerplaatsen. Als parkeerplaatsen zich op het terrein van het bedrijf bevinden, kan een werkgever deze belastingvrij beschikbaar stellen aan werknemers. Als de werknemers gebruik moeten maken van parkeerplaatsen die zich elders bevinden geldt het parkeerabonnement wel als loon volgens de fiscus. En daarover moet belasting worden betaald zodra het boven de 19 cent per kilometer uitstijgt.
Volgens Werger zit de grote fout in het feit dat alles wat werknemers van hun baas krijgen als loon wordt beschouwd en dus belastbaar is. De vrije ruimte moet alle scherpe kantjes van het loonbegrip afhalen zodat niet elk voordeel voor de werknemer wordt belast.
Steeds meer uitzonderingen
Voordat de regeling werd ingevoerd sprak men over percentages rond de 4% van de loonsom als vrije ruimte. Daar was bij de initiële invoering in 2011 weinig van over met de 1,4%, toen regeling was toen echter nog optioneel. De eerste uitzonderingen hadden hun weg gevonden naar de regeling en verkleinden de vrije ruimte. Volgens Werger is dat omdat alles in Den Haag budgettair neutraal moet. Toen de WKR verplicht werd, in 2015, was de vrije ruimte gekrompen tot 1,2%.
De hoeveel vrijstellingen stijgt. Als er maar voldoende discussie ontstaat komt er een uitzondering bij. Soms begrijpelijk, soms ook niet, vindt de e partner bij BDO. Vanaf dit jaar mogen werkgevers de kosten voor de aanvraag van een verklaring omtrent gedrag (VOG) onbelast vergoeden bijvoorbeeld. Daar is niets op tegen stelt de fiscalist. Vaak is het de overheid die vraagt om zo’n verklaring.
Lees alles over de WKR in Naslag:
Onderwerpen A – Z > Werkkostenregeling
Geen toegang?
Bonus en korting
Daarentegen heeft Werger minder begrip voor de 20% belastingvrije korting die werkgevers hun werknemers kunnen geven als die producten uit het eigen bedrijf aanschaffen. Hij vraagt zich af wat nog duidelijker als loon kan worden beschouwd dan een korting die alleen werknemers kunnen krijgen.
De vrije ruimte wordt bovendien soms gebruikt voor zaken die de politiek niet in het vizier had bij de invoering. Bijvoorbeeld een belastingvrije bonus. Meestal aan een enkeling binnen het bedrijf uitgekeerd. De regels werden in 2016 aangescherpt om dit tegen te gaan maar uit de evaluatie in 2018 werd niet duidelijk of dit ook was gelukt, aldus het FD.
Alternatief?
Demissionair staatssecretaris Hans Vijlbrief van Financiën heeft voor komend jaar een vrijstelling van loonbelasting voor thuiswerkvergoedingen aangekondigd. Maar die mag weer niet samenvallen met de belastingvrije vergoeding voor woon-werkverkeer, waarschuwt de fiscalist. ‘Wat doe je dan met mensen die thuiswerken maar wel even naar kantoor gaan voor een vergadering?’
De BDO partner heeft overigens geen kant en klaar alternatief voor de WKR. Maar als het aan het ligt krijgt de belastinginspecteur de bevoegdheid terug om aan de hand van wat maatschappelijk wordt ervaren als loon te beoordelen wat wordt belast en wat niet. ‘Dan sluit je aan bij het gevoel dat mensen bij het begrip loon hebben en voorkom je veel narigheid. Vóór de WKR kwamen werkgevers en inspecteurs er op die manier in 95 van de 100 gevallen uit.’
