De Autoriteit Financiële Markten (AFM) verheldert wat zij verstaat onder een ‘incident’, in relatie tot incidentmeldingen die accountantsorganisaties verplicht moeten doen. Ook wordt verduidelijkt wat de toezichthouder van een accountantsorganisatie verwacht als zich een incident voordoet.
Incidenten melden
Accountantsorganisaties moeten incidenten melden bij de AFM, als die ernstige gevolgen kunnen hebben voor een integere bedrijfsuitoefening. Daarbij kan het gaan om verstrengeling van tegenstrijdige belangen, betrokkenheid bij wetsovertredingen of het hebben van relaties met cliënten die het vertrouwen kunnen schaden.
De melding stelt de AFM in staat om te beoordelen of betrokken accountantsorganisaties hier op de juiste manier mee omgaan. Maar de wet geeft niet exact aan wat een ‘incident’ is en uit gesprekken met de sector bleek dat verduidelijking nodig was.
Herziene interpretatie
De AFM consulteerde daarom een herziene interpretatie. Uit de reacties bleek dat die op sommige aspecten beter onderbouwd en aangepast moest worden. In de herziene versie verduidelijkt de AFM wat zij van een accountantsorganisatie verwacht wanneer zich een incident voordoet. Ook zijn praktijkvoorbeelden opgenomen die betere handvatten geven. Naast de interpretatie is ook een flyer opgesteld.
Accountantsorganisaties hebben procedures voor het oppakken van ernstige incidenten. Het is belangrijk dat deze tijdig worden onderkend en dat passende maatregelen worden genomen om risico’s te beheersen en herhaling te voorkomen, aldus de AFM. Dat kunnen kwaliteitsbevorderende of herstelmaatregelen zijn, maar ook het uitvoeren van interne onderzoeken en een oorzakenanalyse.
Ernstig incident meteen melden
Een incident dat ernstige gevolgen kan hebben voor de integere uitoefening van het werk van de accountant moet “onverwijld” gemeld worden bij de AFM. Een accountantsorganisatie hoeft niet eerst de resultaten van een onderzoek af te wachten.
De AFM beoordeelt elke incidentmelding en kijkt of accountantsorganisaties onder meer via het intern toezicht zélf verantwoordelijkheid nemen om incidenten te onderkennen, de juiste (beheers)maatregelen treffen én leren van incidenten.
Soms niet te voorkomen
Een incident kan aanleiding geven tot verder onderzoek of, bij een overtreding, tot handhaving. De AFM erkent tegelijk dat incidenten soms niet te voorkomen zijn en dat het niet altijd eenvoudig is om er passend op te reageren.
Naar aanleiding van de consultatie is ook een feedbackstatement opgesteld, waarin de AFM haar reactie geeft op de ontvangen inbreng.
