Met eHerkenning kunt u inloggen om online uw zaken met de overheid te regelen. Door dit systeem weten overheidsinstanties namens welke organisatie u handelt, dat u bent wie u zegt dat u bent én dat u bevoegd bent voor wat u wilt doen. Tot zover wist u waarschijnlijk al wat eHerkenning was. Maar hoe is het ontstaan en waarom is dit nu opeens verplicht voor zaken met de Belastingdienst? Waar moet u bovendien rekening mee houden? En heeft u wel eHerkenning nodig als u al over Nextens beschikt?
We hebben toch DigiD?
DigiD is gemaakt zodat de burger zaken kan doen met de overheid. De grootste aanjager van dit systeem is de Belastingdienst geweest. Andere overheidsdiensten hebben dit daarna overgenomen en zijn dit ook gaan gebruiken als inlogmiddel. Iedere overheidsdienstverlener kan echter zelf bepalen of zij hier gebruik van maken, want het kost geld en er moeten audits op uitgevoerd worden.
Voor ondernemers was DigiD eigenlijk niet geschikt. Een ondernemer is veelal niet een natuurlijke persoon, maar een natuurlijk persoon die handelt namens een rechtspersoon. Medewerkers binnen de organisatie moeten iets doen bij de overheid. Maar niet alle medewerkers mogen hetzelfde doen. Er zijn medewerkers die zich bezighouden met belastingaangiften, maar ook andere medewerkers die bijvoorbeeld UWV-zaken regelen.
Biedt eHerkenning de oplossing?
Met eHerkenning zijn organisaties in staat om medewerkers aan te wijzen die namens de organisatie bepaalde zaken kunnen doen, bij specifieke overheidsdienstverleners. Een organisatie geeft een medewerker specifieke toegang voor een klein onderdeel, bijvoorbeeld: bankrekeningnummer aanpassen bij de Belastingdienst. Dat is dan het enige wat die medewerker kan doen. Hij heeft géén toegang tot andere zaken bij de Belastingdienst óf andere overheidsdienstverleners. Daarvoor heeft hij weer een aanvullende machtiging nodig van de organisatie.
Welke bedrijven moeten eHerkenning hebben?
Je hebt natuurlijke personen en rechtspersonen. Bedrijven met natuurlijke personen zijn eenmanszaken en zzp’ers bijvoorbeeld. Natuurlijke personen kunnen gebruik blijven maken van DigiD. Rechtspersonen zijn bijvoorbeeld NV’s, BV’s en stichtingen. Deze moeten eHerkenning gaan gebruiken voor zaken met de Belastingdienst en andere overheidsdiensten.
Lees ook:
Optimaliseer de aftrekbare giften voor uw klant
Er wordt veel gesproken over de kosten. Waar kan je vanuit gaan?
Door veel media wordt een aantal tientjes per jaar gecommuniceerd, maar dit is maar net hoe de bedrijfssituatie is. Een organisatie betaalt voor iedere medewerker die ergens toegang voor moet krijgen. Als later een uitbreiding nodig is, dan moet je daar, afhankelijk van de gekozen eHerkenningsleverancier, voor bijbetalen. Hetzelfde kan gelden voor wijzigingen van de machtigingen of personen, denk aan nieuwe medewerkers of veranderende rollen. De kosten kunnen op deze manier oplopen. De kosten verschillen bovendien ook per niveau eHerkenning. Er zijn 5 niveaus en deze moet je zien als goede of minder goede sloten voor de deur. Voor de Belastingdienst is niveau 3 nodig.
Hoe zit het met intermediairs?
Daar wordt het complexer, want eHerkenning is opgezet vanuit de gedachte: een bedrijf doet zaken met de overheid. Maar de praktijk is dat een bedrijf niet altijd rechtstreeks zaken doet met de overheid. Zij kunnen ook een intermediair hebben. Het bedrijf moet de intermediair dan ook voor elk apart onderdeel machtigen. Dit heet een ketenmachtiging. Het voordeel is dat het bedrijf dan niet zelf eHerkenning nodig heeft voor dat onderdeel (bijvoorbeeld vpb-aangifte), maar misschien wel weer voor andere zaken met de overheid (denk aan UWV).
Hoe kan de klant van de intermediair zo’n ketenmachtiging aanvragen?
Het bedrijf dat de aangifte wil uitbesteden, moet de ketenmachtiging bij een leverancier van eHerkenning laten vastleggen. Beide partijen moeten een (papieren) formulier invullen, waarna de machtiging digitaal wordt vastgelegd door de leverancier. Deze machtiging brengt kosten met zich mee.
Als je Nextens hebt, hoef je dan geen eHerkenning aan te schaffen?
Dat ligt aan de modules die u gebruikt. Nextens is bedoeld voor communicatie naar de Belastingdienst voor een aangiftestroom of meerdere stromen. Je kunt je voorstellen dat het bij intermediairs soms om enkele, maar ook om honderden of duizenden klanten kan gaan. Dan kun je niet steeds handmatig inloggen en berichten sturen. Dat werkte vroeger via BAPI en sinds 2012 via Digipoort. Binnen Nextens is het zo ingericht dat dit via een PKIoverheid-certificaat gaat voor VPB, BTW en Desktop Loonprogramma, waardoor geen eHerkenning nodig is. U moet als intermediair dan wel gemachtigd zijn door uw klant. Voor deze onderdelen hoeven Nextens-klanten dus geen actie te ondernemen en maken zij geen extra kosten.
