Werkgevers brengen personeel regelmatig een eigen bijdrage in rekening voor goederen en/of diensten die aan het personeel wordt verstrekt. Wist u dat ter zake van de eigen bijdrage btw kan zijn verschuldigd? Veel ondernemers zijn zich hier niet van bewust.
De eigen bijdrage die een werkgever in rekening brengt aan zijn werknemer wordt vaak in mindering gebracht op het loon. Omdat in dit kader dan ook geen factuur wordt uitgereikt, staat men niet stil bij het feit dat btw kan zijn verschuldigd met als gevolg dat te weinig btw wordt afgedragen aan de Belastingdienst.
De vergoeding
Btw wordt berekend over de vergoeding. In de wet is geregeld dat een vergoeding het totale bedrag is dat voor een levering of dienst in rekening wordt gebracht. Het maakt niet uit of de vergoeding al dan niet kostendekkend is. Als personeel een eigen bijdrage betaalt om bijvoorbeeld de ter beschikking gestelde telefoon tevens voor privédoeleinden te gebruiken, dan is de eigen bijdrage een vergoeding voor het mogen gebruiken van de telefoon.
Van een vergoeding is geen sprake als de eigen bijdrage dusdanig laag is dat feitelijk sprake is van een symbolische vergoeding. In dit geval is de symbolische vergoeding geen vergoeding in de zin van de btw.
Vanaf welk bedrag is btw verschuldigd?
Het bedrag waarover een werkgever btw is verschuldigd, is in beginsel de ingehouden eigen bijdrage. Normaal gesproken is dit 21% of 9% btw dat in rekening wordt gebracht over de vergoeding. Bij een eigen bijdrage geldt dat de ingehouden eigen bijdrage inclusief btw is. Dit betekent dat er 21% of 9% btw uit de eigen vergoeding moet worden gehaald in plaats van over de vergoeding.
Let wel op dat wanneer er voor de levering of dienst, die aan de werknemer ter beschikking wordt gesteld, een vrijstelling of laag tarief geldt, dit ook geldt voor de eigen bijdrage. Als bijvoorbeeld een eigen bijdrage wordt gevraagd om gebruik te mogen maken van sportfaciliteiten, dan geldt dat uit de eigen bijdrage 9% btw is verschuldigd.
Wanneer dient de btw te worden afgedragen?
Btw moet in beginsel worden afgedragen in het tijdvak dat deze in rekening wordt gebracht (dit is anders als het kasstelsel van toepassing is). Dit betekent dat ter zake van de ingehouden eigen bijdrage btw dient te worden afgedragen in het tijdvak dat de eigen bijdrage is ingehouden. De ondernemer dient dit dan ook goed vast te leggen in zijn administratie om te voorkomen dat te weinig btw wordt afgedragen.
Bijzondere regelingen
Voor bepaalde situaties, bijvoorbeeld bij de eigen bijdrage voor een auto of kantinediensten, geldt een bijzondere regeling. Als er een eigen bijdrage wordt gevraagd aan het personeel, verdient het in ieder geval aanbeveling de eventuele btw-consequenties goed in kaart te brengen.
