In principe wordt omzetbelasting geheven van de ondernemer die de levering of dienst verricht. De verleggingsregeling is hierop een uitzondering. Bij de verleggingsregeling wordt niet omzetbelasting geheven van de ondernemer die een belastbare levering of dienst verricht, maar van de afnemer ervan. Bij veel diensten en leveringen tussen ondernemers in Europa geldt een verplichte btw-verleggingsregeling. Hierdoor wordt in andere landen geen omzetbelasting afgedragen en hoeft deze daarom ook niet teruggevraagd te worden. Maar vaak zijn er ook situaties dat de Nederlandse ondernemer wel kosten maakt in het buitenland waarin omzetbelasting is inbegrepen. Denk aan kosten voor verblijf, autohuur, brandstof, maar ook kosten voor toegangskaarten, deelname aan seminars, beurzen etc. Als een ondernemer in Hongarije, waar het btw-tarief 27 procent is, voor 30.000 euro aan kosten maakt inclusief btw, dan heeft deze ondernemer 30.000- (30.000/1.27) = 6.377,95 euro aan omzetbelasting betaald. De uitzonderingssituaties niet meegerekend betekent dit dat de ondernemer 6.377,95 euro misloopt als de btw niet wordt teruggevraagd. Hier staan wel administratieve lasten voor de ondernemer tegenover.
Hoe kan de ondernemer btw terugvragen?
De ondernemer kan de in het buitenland betaalde btw op verschillende manieren terugvragen. Er zijn bedrijven die zich uitsluitend bezighouden met het terugvragen van btw, maar die vragen dan ook de hoofdprijs voor het terugvragen van de door de ondernemer betaalde btw. Van de hierboven berekende 6.377,95 euro kan er zomaar 3.000 euro naar een dergelijk bedrijf gaan, waardoor de ondernemer veel minder overhoudt.
De ondernemer kan er ook voor kiezen om te kijken of de eigen boekhouder/accountant of fiscaal adviseur hierbij kan helpen. Zelf de btw terugvragen is ook een optie. De Belastingdienst heeft een pagina (btw terugvragen uit andere EU-landen) waarop het een en ander wordt uitgelegd. Het daadwerkelijk terugvragen kan op de speciale internetsite van de Belastingdienst. Hierdoor hoeft de ondernemer niet aan te kloppen bij de buitenlandse overheid waar kosten inclusief omzetbelasting zijn gemaakt, maar kan dit eenvoudiger bij de Nederlandse Belastingdienst. Hoewel er Europese regels zijn om de teruggave in goede banen te leiden, hebben landen toch hun eigen uitzonderingen en extra regels. Deze uitzonderingen maken het lastig voor de ondernemer die in verschillende landen zaken doet.
Op tijd indienen van teruggaafverzoek
Niet onbelangrijk is de uiterste datum van het indienen van een teruggaafverzoek. Voor de in 2014 gemaakte en de nog te maken kosten is de uiterste verzoekdatum 30 september 2015. Het is verstandig om nu al apart in de administratie dergelijke facturen te bewaren zodat u snel en eenvoudig een teruggaafverzoek kunt indienen. Verder is het raadzaam om op tijd de inloggegevens voor de speciale internetsite van de Belastingdienst aan te vragen, omdat u deze inloggegevens pas binnen vier weken na uw aanvraag per post ontvangt. In paragraaf 19.4 BTW Almanak 2014 kunt u meer informatie vinden over teruggaaf omzetbelasting uit andere EU-landen aan Nederlandse ondernemers.
