Identificatie en beheersing van fiscale bedrijfsrisico’s
De transportsector is van nature dynamisch en in beweging. Dat betekent dat je als ondernemer in deze sector genoodzaakt bent om snel te schakelen en je aan te passen aan nieuwe omstandigheden. De ontwikkelingen volgen elkaar echter in zo’n rap tempo op dat het lastig kan zijn om met name fiscale risico’s op tijd in kaart te brengen. Een Tax Control Framework biedt dan uitkomst.
In dit artikel gaan we dieper in op het Tax Control Framework (TCF), bespreken we de voordelen van zo’n framework voor ondernemingen in de transportwereld en laten we middels een stappenplan zien hoe je zelf een solide fiscale basis voor je transportonderneming creëert.
Inzicht in de fiscale positie van je bedrijf
Voor ieder (transport)bedrijf is inzicht in de fiscale positie belangrijk voor de bedrijfsvoering. Je wilt aan het begin van het jaar weten welke kosten je in de loop van het jaar kunt verwachten en aan de hand daarvan potentiële risico’s kunnen inschatten. Op basis daarvan kun je vervolgens betere en financieel solide beslissingen nemen.
Het Europese mobiliteitspakket
Fiscale risico’s kunnen natuurlijk per branche verschillen. Zo heb je in de transportsector sinds begin 2022 te maken met het Europese mobiliteitspakket. Wat gevolgen heeft voor bijvoorbeeld het detacheren van chauffeurs. Zij hebben recht op het minimumloon, het cao-loon en bepaalde arbeidsvoorwaarden van het EU-land waar ze aan het werk zijn. Dat betekent potentiële implicaties op het gebied van loonbelasting.
Fiscale risico’s doen zich op vier gebieden voor
Ondanks de verschillen per branche, kunnen fiscale risico’s zich op vier verschillende gebieden voordoen:
- Risico’s bij fiscale compliance en fiscale rapportages. Denk aan fouten in aangiften, in betalingen op aangiften of fouten bij de beantwoording op vragen van de Belastingdienst.
- Risico’s veroorzaakt door foute cijfers of onduidelijkheid over de interpretatie van fiscale regelgeving of fiscale aspecten van complexe transacties. Denk aan onjuiste inschatting van de fiscale risico’s van bijvoorbeeld een herstructurering of verkeerde interpretatie van fiscale wetgeving.
- Strategische risico’s die te maken hebben met fiscale planning en de (onjuiste) implementatie daarvan zoals onjuiste stappen bij het uitvoeren van een herstructering, fusie of overname.
- Operationele risico’s. Deze vormen in de meeste gevallen de grootste risicogroep
Tax Control Framework helpt fiscale risico’s beheersen
De implementatie van een goed werkend Tax Control Framework zorgt voor betere interne controles en processen. Deze maken het mogelijk om fiscale risico’s te identificeren, te evalueren en uiteindelijk ook te beheersen. Belastingverplichtingen worden eenvoudiger te begrijpen, waardoor je er vroegtijdig op kunt inspelen. Het resulteert dus in een betere en volledigere belastingaangifte wat het risico op fiscale risico’s achteraf weer vermindert.
Voordelen van een goed werkend Tax Control Framework
Naast het in kaart brengen en de beheersing van fiscale risico’s kent een goed werkend Tax Control Framework nog meer voordelen voor transportondernemers:
- Het geeft je meer zekerheid over de fiscale positie van je transportbedrijf
- Je werkt fiscaal meer in de actualiteit
- Stakeholders krijgen meer vertrouwen in jouw onderneming
- Efficiëntere en effectievere inrichting van je fiscale risicobeheersingssysteem
- Meer inzicht in de fiscale mogelijkheden
- Snellere en betere fiscale reportages
- Potentieel minder correcties bij fiscale controles van de Belastingdienst en dus lagere controlekosten
Verbetering van de operationele efficiëntie
Een Tax Control Framework biedt je de mogelijkheid om fiscale processen te standaardiseren en te automatiseren. Door duidelijke procedures en richtlijnen op te stellen, verbeter je de efficiëntie van de fiscale functie binnen je bedrijf en verminder je de afhankelijkheid van handmatige processen. Dit leidt tot hogere productiviteit, minder kans op fouten en een snellere verwerking van fiscale gegevens.
Bovendien draagt een Tax Control Framework bij aan een betere samenwerking tussen verschillende afdelingen binnen jouw organisatie, zoals financiën, juridische zaken en compliance. Hierdoor wordt de operationele efficiëntie verder versterkt.
Zakelijke kansen en financieringsmogelijkheden
Een goed functionerend Tax Control Framework vergroot ook het vertrouwen dat belanghebbenden hebben in jouw bedrijf zoals aandeelhouders, investeerders en externe auditors. Door het implementeren van transparante fiscale processen en het waarborgen van fiscale naleving, kun je de reputatie van je onderneming beschermen en het risico op financiële en juridische geschillen minimaliseren. Dit versterkt het vertrouwen in de financiële stabiliteit en integriteit van je bedrijf, wat kan leiden tot betere zakelijke kansen en financieringsmogelijkheden.
Tax Control Framework en de Belastingdienst
De Belastingdienst is een van de belangrijkste externe auditors. Het stemt zijn toezicht af op de mate van het vertrouwen dat een onderneming zijn zaken fiscaal op orde heeft. Om de mate en vorm van toezicht op een onderneming te kunnen bepalen, moet de Belastingdienst dus inzicht hebben in de opzet, het bestaan en de werking van het fiscaal relevante deel van de interne beheersing: het Tax Control Framework.
Aan de hand van de wijze waarop een onderneming zijn Tax Control Framework bewaakt, kan geconcludeerd worden of de fiscale processen beheerst worden en of jij als belastingplichtige dus ‘in control’ bent. Dat bepaalt vervolgens weer in hoeverre (een deel van) de belastingaangiften aanvaardbaar (is) zijn en heeft gevolgen voor de vorm en de intensiteit van het toezicht door de Belastingdienst. Hoe beter jij je zaken dus op orde hebt, des te minder bemoeienis je hebt van de Belastingdienst.
Tax Control Framework essentieel voor iedere transportonderneming
Een Tax Control Framework is geen overbodige luxe maar juist een essentieel onderdeel van de fiscale huishouding van iedere transportonderneming. Het doet er niet toe of je 10, 100 of een paar duizend werknemers hebt.
Het is ook belangrijk om te beseffen dat een Tax Control Framework niet alleen een vereiste is voor bedrijven die een zogenaamd DHT (Doorontwikkelde Horizontaal Toezicht) met de Belastingdienst aangaan, maar vooral juist interessant is voor bedrijven die hier sinds eind 2020 niet meer voor in aanmerking komen of er zelf voor kiezen hier geen gebruik meer van te maken.
De Belastingdienst heeft namelijk aangegeven haar aandacht juist te gaan verleggen naar die bedrijven die geen DHT met de Belastingdienst aangaan. Om de steekproeven van de Belastingdienst goed te kunnen doorstaan kun je als transportondernemer dus eigenlijk niet meer zonder een goed werkend Tax Control Framework.
In 7 stappen naar een goed werkend Tax Control Framework
- Bepaal je fiscale strategie
Bepaal als eerste je fiscale strategie. Vraag je af wat de fiscale doestellingen van je bedrijf zijn, hoe je die kunt bereiken en hoe je die meetbaar en inzichtelijk kunt maken zodat je waar nodig kunt bijsturen. - Bepaal fiscale functie(s)
Het succes van een goed werkend Tax Control Framework staat of valt met de mensen die het moeten inrichten én uitvoeren. Zorg daarom voor voldoende draagvlak binnen je organisatie. Focus vervolgens op de juiste mensen, een duidelijke taakverdeling, voldoende middelen en de juiste systemen en processen. - Fiscale risico-analyse
De derde stap is het bepalen en analyseren van de fiscale risico’s binnen je organisatie. Breng potentiële risico’s in kaart en bepaal hoe je hier mee wilt omgaan. Het is vaak verstandig om klein te beginnen. Probeer niet gelijk alles in één keer te doen. Focus je daarom eerst op één belastingmiddel, één divisie en een beperkt aantal risico’s. Dit houdt het geheel overzichtelijk en beheersbaar. - Fiscale risicocontrole
In stap vier besteed je aandacht aan de controle van de geïdentificeerde en geprioriteerde fiscale risico’s. Bepaal de belangrijkste controles, stel werkinstructies op en kom met processen om geïdentificeerde fiscale risico’s te verzachten. - Monitoring
De volgende stap is het monitoren van de controle. Bepaal hoe getoetst kan worden, beschrijf betrouwbare tests en controleer op volledigheid van de testen. Voor een succesvolle fiscale risicobeheersing is het immers noodzakelijk dat periodiek de werking van de interne fiscale beheersing wordt gemonitord en waar nodig bijgestuurd. - Rapportage
Rapportages zorgen er voor dat de fiscale strategie voor iedereen duidelijk is en dat er ook naar wordt gehandeld. Interne en externe rapportages over de fscale beheersing geven zicht op de uitkomsten van de interne monitoring. - Zorg ten slotte voor maximale Grip op je aangifteproces met Nextens Grip
Kijk ten slotte naar het aangifteproces zelf. Dit is om meerdere redenen van belang. Je wilt ten eerste natuurlijk dat er een juiste aangifte op tijd de deur uitgaat. Nextens Grip is hiervoor een ideaal hulpmiddel. Het helpt je snel en efficiënt al je belastingaangiften in te vullen met alle relevante aftrekposten en vrijstellingen voor de transportsector.
Zoals we hierboven ook al bespraken, is aangifte-software ook belangrijk omdat je als bedrijf bij de Belastingdienst moet kunnen aantonen dat je ‘in control’ bent. Dat is nodig omdat de Belastingdienst zijn controle aanpast op basis van de mate waarop jij je fiscale zaakjes op orde hebt. Met Nextens Grip wordt dit veel eenvoudiger en zorg je dus voor een soepele en goede relatie met de Belastingdienst.
Meer weten?
Is het je inmiddels ook duidelijk dat jouw organisatie niet meer zonder een Tax Control Framework kan? En wil je weten hoe Nextens Grip jouw transportonderneming daarbij zou kunnen helpen? Op de productpagina van Nextens Grip lees je er alles over. Of neem contact op met een van onze accountmanagers. Zij helpen je graag verder.
