De traditionele boekhouder en accountant zijn al enige tijd op hun retour. De huidige online technieken zorgen ervoor dat een groot deel van de administratie automatisch online en digitaal wordt verwerkt. Klanten leveren vanuit hun luie stoel de administratie aan, in plaats van iedere maand of kwartaal met een ordner onder de arm even binnen te lopen. Zo loopt u een belangrijk contactmoment mis. Of toch niet?
Met deze 5 tips kun je, ondanks teruglopende traditionele taken, juist méér werk krijgen en betere service bieden aan je klanten, doordat je contactmomenten creëert die je direct waarde opleveren.
1. Benut alle communicatiekanalen
Je hebt niet alleen persoonlijk contact met de klant, maar je communiceert ook per telefoon, e-mail, Facebook, Twitter, LinkedIn, Skype en WhatsApp. Stel dat een klant buiten kantoortijden een WhatsApp stuurt met een adviesvraag met een foto erbij van een aanslag inkomstenbelasting. Dan zeg je niet, “we nemen geen WhatsApp-verzoeken in behandeling, stuur maar een e-mail”. Nee, je bedankt de klant voor het WhatsApp-bericht, je reageert inhoudelijk (per WhatsApp!) en je voegt de bijlagen toe aan je digitale dossier.
Gebruik WhatsApp Business en je kan met je vaste telefoonnummer van kantoor via het scherm van je computer of tablet WhatsApp gebruiken voor communicatie.
2. Wordt een coach
De ondernemer van nu heeft behoefte aan een coach. Bel zelf regelmatig op naar klanten om te informeren hoe het gaat, om te horen wat hun nieuwe plannen of vraagstukken zijn of om ze te complimenteren met de goede omzet van de afgelopen periode. Of juist om te vragen waardoor de omzet tegenvalt en of je kan helpen door de bedrijfsvoering nog eens tegen het licht te houden of om nog eens kritisch naar de kosten te kijken. Verplicht iedereen binnen kantoor om dit minimaal 3 of 4 x per week te doen met verschillende klanten zodat alle klanten een keer aan de beurt komen. Houdt een kort verslag bij in je CRM systeem van het gesprek. Volg de actiepunten goed op want die komen er gegarandeerd. En daaruit komt dus ook weer (advies)werk.
Meer weten over hoe je je bestaande klanten (weer) voor je wint?
Lees het kennisdocument “De 8 succesfactoren van klantbehoud voor belastingadviseurs en accountants”
3. In goede en slechte tijden
Je moet er ook voor je klant zijn als het even wat moeilijker wordt. Stuur niet gelijk je openstaande facturen naar de deurwaarder als een winkel in modeartikelen het “even” moeilijk heeft. Want dat “even” kan wel een jaar duren. Ga in gesprek, kijk waar je kan helpen om kosten te besparen. Misschien is de rekening van jouw kantoor met de vaste prijsafspraak aan de hoge kant omdat de klant inmiddels 4 werknemers heeft moeten ontslaan of zijn er minder mutaties door dalende omzetten. Doe dan niet flauw maar ga dan ook met je factuur omlaag. Soms kan het zelfs helpen om een tijdje pro deo te werken voor je klant totdat het weet beter gaat en hij de rekeningen weer kan betalen. Je kunt erop rekenen dat dit bijzonder wordt gewaardeerd en de klant nooit meer bij je weggaat.
4. Boor nieuwe diensten aan
Het basiswerk, zoals de verwerking van de administratie, is aan het verdwijnen. Daarom is nu het moment om te zoeken naar nieuwe inkomstenbronnen.
Ben je bijvoorbeeld goed in Exact Online? Biedt dan consultancydiensten aan, zoals het opzetten en inrichten van administraties en koppelen met webshops met Exact Online. Of diensten op het gebeid van het opzetten van een handelsadministratie met voorraadwaarderingen en het aanmaken van alle basisdocumenten, zoals de factuurlayouts. Grote kans dat je er op termijn een permanente leuke klant aan overhoudt.
5. Speel in op tendensen
Onderscheid je van de rest door te blijven inspelen op de tendensen en door onze goede communicatie met de klant. Zet bijvoorbeeld videobeelden in of organiseer een online kennissessie. De technieken zijn hier al lang voor. Investeer dermate in het klant contact dat klanten vrienden worden. En uiteindelijk onderneem je dan samen.
