Straks nog even die klant bellen. Dat mailtje nog versturen. Nog naar dat ene rapport kijken. Oja, en een cadeautje regelen voor die kennis. Hoe vaak denken we niet aan zaken, die we uiteindelijk toch vergeten? Achteraf denkt u: had ik het nu maar opgeschreven. Op het moment dat u dat doet, ontstaat er een hele waslijst. Hoe beslist u dan nog wat prioriteit heeft?
Ruimte maken voor innovatie
Het alleen maar denken aan dingen die u moet doen of onthouden, kost capaciteit in uw brein. Zodra u weer ruimte creëert, bent u productiever en komen de innovatieve ideeën vanzelf. Maar hoe doet u dat? Hoewel er niet één manier bestaat om beter georganiseerd en productiever te worden, zijn er wel dingen die kunnen helpen. Managementgoeroe David Allen beschrijft in zijn boek ‘Getting Things Done’ hoe u uw privéleven en werk met eenvoudige hulpmiddelen zo kunt organiseren, dat in één oogopslag duidelijk is wat u waar en wanneer kunt doen.
Het systeem bestaat uit 5 stappen:
1. Verzamelen
Denkt u ergens aan? Komt er een e-mail binnen? Maakt u afspraken tijdens een meeting? Vraagt uw man of vrouw om te denken aan een bepaalde boodschap? Schrijf dit dan direct op. Op het moment dat u deze in één betrouwbaar systeem zet, zoals bijvoorbeeld de apps Nozbe, Trello of Evernote, kan uw brein het loslaten en als de volgende stappen worden doorlopen komt u de taak op het juiste moment weer tegen.
2. Verwerken
Als alles verzameld is, moet u zichzelf afvragen of en wat u met elke taak wilt doen. Veel items die in het organisatiesysteem terechtkomen zijn brokken informatie van onze gedachtestromen of informatie die anderen naar ons toe hebben gestuurd. Moet u daar ook daadwerkelijk iets mee doen? Als het antwoord hierop ‘nee’ is, kan het rommel zijn dat in de prullenbak kan, u stopt het in een mapje ‘laten bezinken’ of het hoort in een archief thuis. In het mapje ‘laten bezinken’ geeft u ook een datum aan het item mee, zodat u later weer een herinnering krijgt van de taak.
Als u besluit dat er wel op korte termijn iets met de taak moet gebeuren, dan kunt u zichzelf afvragen aan welk project het verbonden is en wat de eerstvolgende actie is. Als het bij een project hoort, moet het op deze projectlijst vermeld worden. Dit fungeert als herinnering en blijft daar staan tot het afgehandeld is. De eerstvolgende actie is een echte fysieke activiteit die uitgevoerd moet worden, bijvoorbeeld ‘John bellen over rapport X’. De geheugensteuntjes die u maakt om u aan deze taken te herinneren, vormen de essentie van het systeem om uw productiviteit en efficiency te verbeteren.
Als u weet wat de eerstvolgende actie is, dan heeft u drie opties. Doe het meteen als het minder dan 2 minuten kost en als het meer dan 2 minuten kost dan kunt u zichzelf afvragen of u het zelf moet doen of de taak kunt delegeren. Als u de aangewezen persoon bent voor de taak, maar u heeft niet direct tijd, dan is de derde optie: uitstellen. Dan komt de taak op een actielijst terecht.
3. Organiseren
In deze stap zet u de acties op een daarvoor geschikte lijst. Zoals eerder genoemd is er een lijst genaamd ‘laten bezinken’ en een lijst ‘archief’. Voor het managen van zaken waar wel direct iets mee moet gebeuren, maakt u een lijst van projecten, een actielijst en een lijst met geheugensteuntjes voor dingen waarop u moet wachten. Als u erg veel acties heeft, kan het zinnig zijn om de actielijst onder te verdelen in categorieën, bijvoorbeeld telefoontjes, of bespreekpunten met collega’s.
Daarnaast houdt u de acties die u op een specifieke dag en tijd moet ondernemen bij in uw agenda. Zet op deze plek echter niet uw to do lijst, want u kunt onmogelijk precies weten wat de dag brengt. Door van uw agenda een to do lijst te maken, vergroot dat (onnodig) de stress.Dit vindt u mogelijk ook interessant:
4. Onderhoud
Om het systeem te laten werken, moet u het onderhouden. Dat betekent dat u regelmatig uw lijsten en andere geheugensteuntjes moet evalueren. Onderhoud betekent (minimaal) wekelijks naar alle lopende projecten en losse eindjes kijken. Tijdens het wekelijkse onderhoud heeft u gelijk de kans om te controleren of alle losse eindjes van de laatste dagen zijn verzameld, verwerkt en georganiseerd, zodat u ze uit uw gedachten kunt zetten.
5. Doen
Als u vervolgens van de actielijst(en) gaat kiezen wat u gaat doen, houdt dan rekening met de volgende zaken:
- Situatie: sommige acties kunt u overal uitvoeren, maar voor de meeste acties is een specifieke locatie nodig. Dit kan uw keuzemogelijkheden beperken.
- Beschikbare tijd: wanneer moet u weer iets anders doen? Als u over vijf minuten weer een vergadering heeft, dan vallen alle acties af die langer duren.
- Beschikbare energie: hoeveel energie heeft u? Sommige acties vereisen frisse, creatieve mentale energie. Voor andere zaken is meer fysieke kracht vereist en andere vergen nauwelijks energie.
- Prioriteit: welke actie levert het meeste op, gegeven de situatie en de beschikbare tijd en energie?
Wekelijks onderhoud
Haal tijdens het wekelijkse onderhoud van uw systeem alles uit de lades, verwerk alle losse papieren en notities tot acties. Kijk daarnaast ook naar uw kalender: welke afspraken heeft u gehad en welke komen er nog aan? Kunt u hier ook acties uit halen? Zet vervolgens al uw gedachten in het systeem. Bekijk tot slot de verschillende lijsten: zijn er zaken die afgevinkt kunnen worden? Zitten hier vervolgacties aan? Nog creatieve ideeën waar u in de toekomst iets mee zou willen doen?
Alle stadia voor een goedwerkend systeem
Volgens David Allen gaan we doorgaans allemaal op deze manier te werk. Alleen is er vaak veel te verbeteren aan de manier waarop professionals de afzonderlijke stadia aanpakken. De schrijver ziet vooral dat mensen tekort schieten in het eerste stadium: het verzamelen. Er zijn ook veel mensen die dingen wel hebben verzameld, maar ze niet verwerken en dus niet weten welke actie ze moeten ondernemen. Anderen nemen aanvankelijk goede beslissingen over hun lopende zaken, maar laten de boel versloffen, doordat ze de resultaten niet goed organiseren. Weer anderen hebben wel een goed systeem waarin ze hun gedachten ordenen, maar ze onderhouden het systeem niet, waardoor het waardeloos wordt. Alle stadia zijn volgens Allen even belangrijk voor een goedwerkend systeem.
