Wanneer kan de bijtelling voor privégebruik auto achterwege gelaten worden voor bestelwagens? De Belastingdienst gaf tijdens de intermediairdagen 2018 aan dat uit boekenonderzoek nog wel eens naar voren komt dat er voor bestelauto’s niet is bijgeteld. En dat men dit vervolgens niet kan uitleggen. Dat betekent doorgaans een correctie, die behoorlijk in de papieren kan lopen.
Spring direct naar de paragrafen van dit artikel
Casus: naheffing van €395.000
Eigendom werkgever niet van belang
Alleen geschikt voor vervoer van goederen?
Infographic
Criteria uitzonderingsbepaling
Uitzonderingen op de regel
Rittenregistratie
€300-regeling
Vooraf regelen
Naheffing van €395.000
Om dat te voorkomen is het verstandig om zoveel mogelijk vooraf te regelen, adviseert de fiscus. In een uitspraak van de rechtbank Den Haag in het voorjaar van 2018 werd weer op een pijnlijke manier duidelijk wat er gebeurd als achteraf voor bewijs moet worden gezorgd. Het ging om een aanzienlijk belang: een naheffing loonheffing van ruim 395.000 euro en een boete van 71.000 euro.
Wat was er aan de hand? X BV had werknemers in loondienst en die verrichtten werkzaamheden voor Y BV. Op de balans van Y BV staan verschillende bestelauto’s. Y BV geeft deze auto’s mee aan werknemers van X BV die deze gebruiken voor het uitoefenen van de werkzaamheden. X BV had bewust geen rekening gehouden met de bijtelling privégebruik auto, omdat zij vond dat zij zelf geen auto ter beschikking had gesteld aan haar werknemers. Maar de inspecteur en rechter waren het hier niet mee eens.
Eigendom werkgever niet van belang
Bij het ter beschikking stellen van een auto aan werknemers is het niet relevant of de auto’s ook eigendom zijn van de werkgever. Wel is van belang of de werknemers voor kortere of langere tijd de feitelijke beschikkingsmacht over de auto’s konden uitoefenen. De rechter oordeelde dat dit wel zo was, omdat de werknemers de auto’s na werktijd mee konden nemen naar huis en daardoor de mogelijkheid hadden om deze buiten werktijd te gebruiken. X BV stelde vervolgens dat zij de auto’s niet voor privégebruik beschikbaar had gesteld, omdat ze het privégebruik had verboden. Er was echter geen toezicht en er waren geen sancties afgesproken. Daardoor had het verbod onvoldoende realiteitswaarde.
Alleen geschikt voor vervoer van goederen?
Het volgende argument van X BV was dat de auto’s zo waren ingericht dat deze nagenoeg alleen geschikt waren voor het vervoer van goederen. Daardoor zouden de wagens uitgesloten zijn van de forfaitaire bijtellingsregeling. De onderneming moet dan wel kunnen aantonen dat dit zo is. Uit foto’s die X BV aanleverde, bleken er naast de laadruimte veel extra zitplekken te zijn. Daarom gold de uitzonderingsbepaling niet.
Hoe zit het eigenlijk met deze uitzonderingsregel? Het gaat er niet om of de bestelauto al dan niet geschikt is voor privégebruik, maar of deze door aard of inrichting nagenoeg uitsluitend geschikt is voor het vervoeren van goederen. Deze uitzondering was vroeger voornamelijk bedoeld voor bestelauto’s zonder bijrijdersstoel.
Criteria uitzonderingsbepaling
De afgelopen jaren heeft de rechter zijn handen vol gehad aan bedrijven die vonden dat hun auto voldeed aan de uitzonderingsbepaling. Uit de uitspraken blijken de volgende criteria:
- de bestelauto moet bijzondere lengte en hoogte maten hebben;
- de laadruimte moet ingericht zijn voor de te vervoeren goederen;
- de bijrijdersstoel moet in voldoende mate kunnen worden toegerekend aan het vervoer van de goederen. Dat is het geval als er een bijrijder nodig is bij het laden en lossen van die goederen.
Pas op: voert de bijrijder naast het helpen met laden en lossen ook andere werkzaamheden uit? Dan wordt niet aan die voorwaarde voldaan en kan de bijrijdersstoel niet uitsluitend worden toegerekend aan het vervoeren van goederen. Het is dus van belang om vooraf goed stil te staan bij de aanwezigheid en functie van die bijrijdersstoel, benadrukt de Belastingdienst.
Uitzonderingen op de regel
Verder heeft de rechter geoordeeld dat bij een hele grote bestelauto (minimaal 6,5 meter lang en 2,60 m hoog) die functie van die bijrijdersstoel er niet meer toe doet. De laadruimte moet nog wel specifiek zijn ingericht voor het vervoer van de goederen.
De mate van reinheid van het interieur van de auto, in combinatie met de functie van de bijrijdersstoel en functie van de laadruimte, kan in bepaalde gevallen ook leiden tot een uitgezonderde bestelauto. Het moet dan wel gaan om een ernstige mate van vervuiling, welke niet eenvoudig kan worden schoongemaakt. Die vervuiling moet voortkomen uit de bedrijfsbeoefening van de onderneming. De auto moet door de vervuiling ongeschikt zijn voor het vervoer van personen. De omvang van de auto doet er dan niet meer toe.
Rittenregistratie
X BV stelde in het bezwaar ook dat zij de bijtelling achterwege had gelaten, omdat de werknemers niet meer dan 500 km privé zouden hebben gereden. Er was namelijk een rittenregistratie bijgehouden door middel van een ‘black box’. In deze rittenregistratie mistte echter diverse gegevens. Denk aan het merk, type auto en het kenteken. Ook was er per rit geen begin- en eindadres geregistreerd. De rechter merkte daarnaast op dat het bijhouden van een sluitende rittenregistratie niet voldoende is, maar dat de werkgever deze ook moet toetsen op juistheid en volledigheid en of deze de grens van 500 km niet overschrijdt. X BV kon niet bewijzen dat zij dit hadden gedaan.
€300-regeling
In het laatst gecorrigeerde jaar had X BV bovendien de eindheffingsregeling doorlopend afwisselend gebruik bestelauto toegepast. In de volksmond wordt dit ook wel de 300-euro-regeling genoemd. De regeling wordt met regelmaat ten onrechte toegepast, wat tot veel correcties leidt. Wat zijn de voorwaarden?
- Er moet ten eerste sprake zijn van een ter beschikking gestelde auto. Dat houdt in dat de werknemer voor kortere of langere tijd de feitelijke beschikkingsmacht over de bestelauto moet hebben.
- De tweede voorwaarde is dat de regeling alleen geldt voor bestelauto’s.
- De regeling kan alleen worden toegepast als de bestelauto doorlopend afwisselend wordt gebruikt door 2 of meer werknemers. Deze regeling kan dus niet door een ib-ondernemer voor hemzelf worden toegepast.
- De volgende voorwaarde is dat het doorlopend afwisselend gebruik moet voortkomen uit het aard van het werk. Het mag dus niet louter afhankelijk zijn van de persoonlijke voorkeuren van de werknemers.
- Tot slot moet gelden dat door het afwisselend gebruik het bezwaarlijk is voor de werkgever om te bepalen door wie de auto voor privédoeleinden ter beschikking is gesteld. Daarvan is geen sprake als er bijvoorbeeld een sleuteladministratie wordt bijgehouden.
In de casus bleek dat de chauffeurs allemaal een eigen auto hadden. Er was dus geen sprake van doorlopend afwisselend gebruik.
Vooraf regelen
Als u een bestelauto van de onderneming heeft en deze uitsluitend zakelijk gebruikt, dan kan er een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ (UZGB) ingediend worden. Hiermee creëert u vooraf al zekerheid over de bijtelling van de bestelauto. Als de Belastingdienst met de verklaring akkoord gaat, dan hoeft er bij de winstberekening geen rekening gehouden te worden met een correctie van het privégebruik en is de rittenadministratie niet nodig.
