Werkkostenregeling

Wat is de WKR-regeling?

De WKR-regeling (werkkostenregeling) biedt werkgevers de mogelijkheid om vergoedingen en verstrekkingen aan hun werknemers belastingvrij te verstrekken, binnen bepaalde grenzen. Het is een flexibel systeem dat werkgevers in staat stelt om kosten te vergoeden zonder dat de werknemer hier loonbelasting over hoeft te betalen, zolang het maar binnen de zogeheten vrije ruimte valt.

Hoe werkt de WKR-regeling? 

De WKR-regeling is gebaseerd op het principe van eindheffing. Dit betekent dat de werkgever belasting betaalt over de verstrekkingen en vergoedingen, en dus niet de werknemer. In de praktijk kan een werkgever tot 1,92% van de fiscale loonsom tot €400.000 (en 1,18% daarboven) gebruiken om onbelaste vergoedingen te geven aan zijn werknemers. Bedragen boven deze percentages worden belast met 80% eindheffing.

Wat is de ‘vrije ruimte’ in de WKR? 

De vrije ruimte is het deel van de totale loonsom dat onbelast kan worden vergoed of verstrekt. Werkgevers kunnen zelf bepalen welke vergoedingen binnen deze vrije ruimte vallen, en deze kunnen per werknemer verschillen. Het kan gaan om bijvoorbeeld cadeaubonnen of een abonnement op een sportschool. Belangrijk is dat deze vergoedingen of verstrekkingen niet meer dan 30% mogen afwijken van wat gebruikelijk is in vergelijkbare situaties (gebruikelijkheidstoets). Als de vergoeding deze grens overschrijdt, wordt het belast als normaal loon van de werknemer.

Wat verstaan we onder gerichte vrijstellingen? 

Binnen de WKR-regeling bestaan ook gerichte vrijstellingen, waarmee bepaalde vergoedingen geheel buiten de vrije ruimte blijven. Deze vrijstellingen gelden bijvoorbeeld voor reiskosten, thuiswerkkosten, studiekosten, en zakelijke maaltijden. Deze vergoedingen zijn niet belast voor de loonheffingen en hebben dus geen invloed op de vrije ruimte, zolang ze binnen de gestelde normen blijven. 

Wat wordt bedoeld met nihilwaarderingen?

De WKR-regeling kent ook nihilwaarderingen, waarbij bepaalde voorzieningen, zoals werkkleding of consumpties op de werkplek, tegen nihil worden gewaardeerd. Dit betekent dat ze in principe niet ten koste gaan van de vrije ruimte, ook al vormen ze wel een loonvoordeel. 

Wat is de concernregeling binnen de WKR-regeling?

Voor concerns is het mogelijk om de WKR-regeling op concernniveau toe te passen. Dit betekent dat de vrije ruimte van verschillende entiteiten binnen een concern kan worden gecombineerd. Dit is vooral nuttig als een entiteit binnen het concern zijn vrije ruimte heeft overschreden, omdat dit kan worden gecompenseerd door de ruimte van een andere entiteit binnen het concern dat nog ruimte heeft in zijn vrije ruimte.

Conclusie

De WKR-regeling biedt werkgevers flexibiliteit bij het verstrekken van vergoedingen en voorzieningen aan werknemers. Door gebruik te maken van de vrije ruimte, gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen, kunnen werkgevers belastingvrij voordelen bieden, zolang deze binnen de gestelde grenzen blijven. De regeling vereenvoudigt de administratie en helpt werkgevers om kosten efficiënter te beheren zonder extra belastingdruk voor de werknemers.