Meer dan twee miljoen ondernemers moeten uiterlijk op woensdag 1 november hun btw-aangifte voor het derde kwartaal van 2023 indienen en betalen. In het tweede kwartaal waren meer dan 140.000 ondernemers te laat, wat kan resulteren in zowel een boete voor een late aangifte als een boete voor een late betaling. Bovendien kunnen fouten bij het invullen van de aangifte leiden tot onaangename verrassingen, zoals een naheffingsaanslag en een boete voor het niet tijdig betalen.
Geen omzet, geen aangifte?
In de meeste gevallen is btw-aangifte verplicht voor ondernemers, met slechts twee uitzonderingen:
- Als je uitsluitend producten of diensten aanbiedt die vrijgesteld zijn van btw, zoals in de zorg, kinderopvang, of onderwijs.
- Als je een jaaromzet hebt van minder dan 20.000 euro en je valt onder de kleineondernemersregeling (KOR).
Als je btw-plichtig bent, maar in het afgelopen kwartaal geen omzet hebt behaald waarover btw moet worden berekend, moet je toch aangifte indienen. Je hoeft in dat geval alleen ‘nee’ hoeft aan te vinken bij de vraag of je iets hebt aan te geven voor dat tijdvak, en vervolgens kun je de aangifte verzenden.
Te laat
Je moet je btw-aangifte en betaling voor het derde kwartaal van dit jaar uiterlijk op 31 oktober om 23.59 uur indienen. Het Belastingdienst-systeem is strikt: zelfs één minuut te laat kan resulteren in een boete.
Het niet tijdig indienen van je btw-aangifte en betaling kan leiden tot een naheffingsaanslag. Deze omvat een schatting van de verschuldigde btw, plus een boete voor de vertraagde aangifte en betaling. Deze boete is vaak hoger dan de daadwerkelijk verschuldigde btw, aangezien de Belastingdienst niet op de hoogte is van je uitgaande en inkomende facturen en daardoor niet weet hoeveel btw je hebt betaald en ontvangen.
Voor een te late betaling geldt een boete van 3 procent van het verschuldigde bedrag, met een minimum van 50 euro en een maximum van 5.514 euro. Als je de aangiftedeadline overschrijdt, ontvang je een boete van 68 euro. Als je echter minder dan zeven dagen te laat bent en je vorige aangifte op tijd en volledig hebt betaald, is er een kans dat de Belastingdienst coulant is.
Betaaldatum of de factuurdatum
Bij het doen van je omzetbelastingaangifte kun je de btw die je op zakelijke uitgaven betaalt, aftrekken van de btw die je aan klanten in rekening brengt, bekend als voorbelasting. Het is essentieel dat deze uitgaven rechtstreeks verband houden met je beroep, zoals de aanschaf van een nieuwe laptop of bedrijfskleding.
Of je deze aftrek moet toepassen in je aangifte voor het derde of vierde kwartaal hangt af van de factuurdatum, niet de betaaldatum, wat vaak tot verwarring leidt. Bijvoorbeeld, als je in september een nieuwe laptop hebt gekocht en een factuur hebt ontvangen, maar pas in oktober hebt betaald, dien je het btw-bedrag voor die laptop in de aangifte voor het derde kwartaal op te nemen, niet het vierde kwartaal.
Dezelfde regel geldt voor de btw die je aan klanten in rekening brengt. Als je op 24 september een factuur verstuurt die pas op 3 oktober wordt betaald, moet je deze verwerken in je aangifte voor het derde kwartaal. Hierbij schiet je de btw dus tijdelijk voor.
Btw aftrek en privé-aankopen
Je kunt geen btw aftrekken voor privéaankopen, zoals een winterjas of een spelcomputer, wat logisch is. Echter, bij aankopen voor goederen of diensten die zowel privé als zakelijk worden gebruikt, moet je oplettend zijn. In dit geval kun je alleen de btw in verhouding tot zakelijk gebruik aftrekken als voorbelasting.
Bijvoorbeeld, als je een laptop koopt die je 50 procent privé gebruikt, mag je slechts de helft van de betaalde btw aftrekken als voorbelasting.
Dit geldt ook voor een auto die zowel voor zakelijke als privédoeleinden wordt gebruikt. Als de auto als privébezit wordt beschouwd en je er ook zakelijke kilometers mee aflegt, kun je de btw op benzine en onderhoud alleen naar verhouding van het zakelijk gebruik aftrekken als voorbelasting.
Als je de auto volledig als bedrijfseigendom beschouwt, kun je de btw over de aanschaf, het onderhoud en het gebruik aftrekken als voorbelasting, op voorwaarde dat de auto wordt gebruikt voor omzet belast met btw. In dit geval moet je wel een correctie maken voor privéritten, inclusief ritten van huis naar kantoor en vice versa.
Als je een nauwkeurige rittenadministratie hebt, kun je gebruikmaken van een rekentool van de Belastingdienst voor de correctieberekening. In andere gevallen bedraagt de btw die je moet betalen voor het privégebruik van je zakelijke auto 2,7 procent van de catalogusprijs van de auto, inclusief btw en bpm.
Zakenlunch en -diners
Vaak verwachten ondernemers dat ze de btw op bonnen voor zakenlunches kunnen aftrekken, maar helaas is dat niet het geval. Btw op eten en drinken genuttigd in een horecagelegenheid of verzorgd door een cateraar in een speciaal ingerichte ruimte mag niet worden afgetrokken van de betaalde btw. Deze beperking geldt alleen voor drankjes en hapjes; de btw voor hotelovernachtingen tijdens zakenreizen mag wel als voorbelasting worden afgetrokken.
Oninbare vorderingen
Natuurlijk wil je je eigen financiën beschermen. Het kan gebeuren dat een klant een factuur niet volledig betaalt, bijvoorbeeld vanwege faillissement. In zo’n situatie heb je onterecht btw aan de Belastingdienst betaald, en je kunt dan een verzoek indienen bij de Belastingdienst om dat bedrag terug te ontvangen.
Altijd op de hoogte zijn van fiscale regels?
