We willen allemaal de top dog in onze markt zijn. Fiscale software kan ons daarbij helpen, mits je die optimaal voor je laat werken. Maar hoe pak je dat aan? Erik van den Kerkhof, belastingadviseur en Frank van de Ven, senior belastingadviseur bij RSW Accountants + Advies geven een inkijkje in de innovatieve aanpak van hun kantoor: “Het streven om voorop te blijven lopen heeft niet alleen te maken met het toenemende aanbod van innovatieve producten, maar ook een veranderende vraag van de markt.”
De serie “Het roer om”: RSW Accountants + Advies
Het roer om: RSW Accountants + Advies
Waar veel belastingadvieskantoren noodgedwongen het roer radicaal omgooiden, was daar bij RSW volgens Van den Kerkhof niet echt sprake van: “Echt een kritiek moment is er niet geweest.”“We hebben altijd de innovaties op de voet gevolgd en proberen ook om hier proactief op in te spelen. Als wij kansen zien, dan springen wij daar graag op in. Zo hebben wij al vaker deelgenomen aan diverse pilotgroepen, bijvoorbeeld aan Caseware en paperless boekhouden.” Van de Ven knikt eensgezind.
We zijn altijd proactief op zoek naar nieuwe kansen en mogelijkheden, dat is eigenlijk een beetje ons DNA. We willen niet alleen bijblijven, maar zelfs een beetje voorop lopen.
Een nieuwe generatie ondernemers
Het streven om voorop te blijven lopen heeft niet alleen te maken met het toenemende aanbod van innovatieve producten, maar ook een veranderende vraag van de markt, zo legt Van de Ven uit: “We hebben nu te maken met een nieuwe generatie ondernemers die steeds meer gecharmeerd is van online tools en steeds meer wil werken vanuit de actualiteit, op plekken en momenten wanneer het hen goed uitkomt. Online is echt de oplossing om dat te kunnen doen.” Van den Kerkhof sluit hierbij aan: “We zijn altijd vooruitstrevend geweest en klanten verwachten ook van ons dat we innovatief zijn. Wij willen dat waarmaken. Klanten worden zelf ook enthousiast van dergelijke ontwikkelingen. Ze zien graag dat wij innoveren en dat wij nieuwe tools en producten aanbieden.” Van de Ven:
Die jonge ondernemers vinden het vooral heel prettig dat ze op elk moment van de dag kunnen zien hoe hun onderneming ervoor staat.
“We maken gebruik van standaardsoftware, maar we richten het altijd op maat in voor de klant en stemmen het dashboard af op hun wensen. Dat is ook wat de klant het meest waardeert, dat de klant die informatie krijgt waar hij wat aan heeft.” Van den Kerkhof: “Elke klant heeft zijn eigen doelstellingen en zijn eigen prioriteiten waar hij of zij graag naar wil kijken en die zijn, als de software eenmaal goed is ingericht, direct zichtbaar, op ieder moment van de dag.
Samenwerken met de klant
Die personalisatie van softwareproducten zorgt zo voor een unieke samenwerking met de klant. Een samenwerking die niet onopgemerkt is gebleven, getuigt de recente ontvangst van de Exact Samenwerking Award. “Wij vinden het heel belangrijk om goed en online samen te werken met onze klanten en zijn dan ook heel trots dat we onlangs de Exact Cloud Award voor samenwerking met de klant hebben gewonnen,” vertelt Van de Ven enthousiast. “We trainen onze medewerkers continu om alles uit de software te halen. Vervolgens gaan we bij klanten langs om hen te laten zien hoe ze met de software kunnen werken.” De software is geen doel op zich, maar een middel tot een betere samenwerking, bevestigt Van den Kerkhof: “Waar wij ons als kantoor in onderscheiden is dat we door onze innovatie op een heel moderne manier kunnen samenwerken met de klant. We kijken daarbij altijd wat het beste is voor de klant. Welke pakketten kies je en hoe gaan we ze aan elkaar koppelen? Soms hebben klanten ook eigen administratiesoftware en die proberen we ook aan de onze te koppelen. We proberen voor onze klanten ook de software zo goed in te richten dat eigenlijk alle informatie actueel beschikbaar is en dat klanten op ieder moment van de dag kunnen kijken hoe ze ervoor staan.” Het gevolg is niet alleen een prettige samenwerking, maar ook een fijne band, voor beide kanten: “Klanten voelen zich daardoor ook gezien en goed begeleid,” zo meent Van de Ven, “en dat met real time inzicht. Dat is heel mooi om te zien en ook leuk om te doen.”
Sparringpartner
Met de actueel beschikbare data voor de klant is de blik van de nieuwe generatie ondernemers meer en meer op de mogelijkheden van de toekomst gericht. Een ontwikkeling die ook gevolgen heeft voor de rol van de accountant/ adviseur in het huidige belastinglandschap. Van de Ven: “We hebben ons de afgelopen jaren doorontwikkeld van adviseur naar sparringpartner voor de klant. Dat betekent dat wij de klanten soms ook gewoon een spiegel voorhouden, op basis van actuele informatie uit zijn eigen software en zijn eigen financiële administratie. Daarmee gaan we soms ook de confrontatie aan. Klanten zitten vaak in hun eigen kaders gevangen en door een frisse kijk op de situatie te geven, scheppen ze ook een ander idee over de toekomst. Met name dat wordt echt als meerwaarde ervaren door de klant.” Ook het verdienmodel maakt zodoende een verschuiving, van het betalen voor een product naar een dienstverlening:
Voor vaste werkzaamheden kunnen we vaste prijzen afgeven en als we dat doen, werken we ook vaak met maandfacturen voor vaste bedragen. Het komt ook zeker voor dat we werken op basis van uren, net wat de klant wil.
Welke fiscale en accountancy software kies je?
De weg naar succes is er altijd een met vele obstakels. Dat is voor RSW niet anders geweest, aldus Van de Ven. Hoe kies je nou met welke softwarepakketten je aan de slag wilt? “Het is learning on the job. Dus vallen en opstaan. Zo hebben we succes geboekt met bepaalde initiatieven, maar hebben ook wel eens besloten met bepaalde initiatieven te stoppen. Soms brengt een pakket niet wat je ervan verwacht. In software zoeken we dat het online is, 24 uur toegankelijk, dat alles automatisch in te lezen is, maar dat de software ook te koppelen is met andere pakketten. Het werkt sneller, want het kost minder tijd om dezelfde informatie te verkrijgen en te verzamelen. De tijd die we overhouden kunnen we besteden aan de advisering van klanten.” En daar is behoefte aan, vervolgt Van de Ven: “Klanten staan open voor advies en zien daar ook meerwaarde van in, dat merken ze ook regelmatig naar ons op.”
Fiscale risico’s opsporen
“Om een voorbeeld te geven,” springt Van den Kerkhof in: “We maken onze aangiftes in een softwarepakket van Nextens, en inmiddels is techniek zover, dat als wij de aangifte hebben opgesteld, er automatisch adviessignalen uitkomen die voor ons zeer bruikbaar zijn in de praktijk. Bijvoorbeeld als we vervolgens de aangifte gaan bespreken, of zelfs een adviesgesprek met de klant hebben over andere zaken.” RSW draagt ook zelf bij aan de ontwikkeling van nieuwe initiatieven. Van de Ven: “We ontwikkelen zelf geen software, dat is pas rendabel voor grote kantoren, maar zijn wel nauw betrokken met de ontwikkeling van nieuwe software. Zo zitten we in een landelijk overleg van accountantskantoren waarbij we bijvoorbeeld bezig zijn met fiscale data-analyse. Daarbij halen we informatie uit onze bestaande softwarepakketten en maken daar nieuwe informatie van. Zo kunnen we bijvoorbeeld fiscale risico’s opsporen bijvoorbeeld bij belastingcontroles. De Belastingdienst werkt ook op die manier, en als wij voortijdig die risico’s kunnen onderkennen bij klanten, dan kunnen wij ook belastingcorrecties voorkomen. Dat is een nieuwe ontwikkeling waar wij proactief mee bezig zijn en veel van verwachten.”
Geheel in stijl van het innovatieve kantoor speelt er uiteraard ook op dit moment een pilot. Van den Kerkhof licht toe: “We zijn nu met een pilot bezig waar klanten zelf hun aangiftegegevens digitaal kunnen doorgeven. Die gegevens komen direct op de juiste plaats en het juiste dossier terecht, waardoor de klant altijd zelf toegang heeft en wij ook. Op die manier kunnen we veel makkelijker beginnen met het opstellen van de belastingaangifte. Dat is eigenlijk een ontwikkeling waaruit blijkt dat niet zo zeer het product zelf verandert, maar vooral de werkwijze en totstandkoming van het product. Door digitalisering kunnen we sneller en efficiënter werken.”
Volg ontwikkelingen op de voet
“Als we advies mogen geven aan andere kantoren: wees proactief en volg andere ontwikkelingen op de voet. Stilstand is achteruitgang,” besluit Van de Ven. Van den Kerkhof knikt bevestigend: “De nieuwe generatie ondernemers vraagt ook andere dingen van de accountant of adviseur. Klanten hebben zelf constant innovatie op de agenda staan bij hun ondernemingen, als je daar als accountant niet in mee gaat dan verlies je de strijd en ben je geen interessante partij meer voor dergelijke klanten.” Een duidelijk devies, waarin een belangrijk punt naar voren komt. Die nieuwe generatie ondernemers, die gaat groeien. Ze verwachten gemak, 24 uur per dag inzicht in hun situatie. En de kracht van RSW? De unieke samenwerking tussen software en de wens van de klant. Per klant specifiek ingericht op hun wensen en behoeften. Dat is hoe je software optimaal laat werken voor de klant én voor het kantoor.
Frank van de Ven
Frank van de Ven is senior belastingadviseur bij RSW accountants + adviseurs. Zijn focus ligt op het adviseren van klanten.
Erik van den Kerkhof
Erik van den Kerkhof is belastingadviseur bij RSW accountants + adviseurs. In de dagelijkse praktijk houdt hij zich vooral bezig met de belastingaangifte.
