Het gaat hard met de digitalisering van veel werkzaamheden op accountants- en administratiekantoren. Er wordt meer en meer geautomatiseerd. Termen als Robotic Accounting, Scan & Herken, UBL facturen en Artificial Intelligence kom je overal tegen. Maar hoe pas je dat nou praktisch en efficiënt toe?
Ons kantoor Verdoorn Adviesgroep heeft een aantal jaren geleden de transitie gemaakt van voornamelijk handmatig boeken naar volledig geautomatiseerd boeken. Na ongeveer 2 jaar ga je de vruchten hiervan plukken.
Wilt u op dit gebied ook vooruit met uw kantoor, maar weet u niet goed hoe of waar te beginnen?
Gebruik de onderstaande 10 stappen naar volledig geautomatiseerd boeken.
10 stappen naar volledig geautomatiseerd boeken
1. Kijk of je huidige boekhoudprogramma toekomstproof is
Is het al een volledig online programma? Hebben ze een eigen scan & herken oplossing of moet je er weer allerlei paketten aan vast koppelen? Kies in ieder geval voor een boekhoudprogramma dat voorop loopt met deze ontwikkelingen. Alleen dan weet je zeker dat je hiermee nog jaren vooruit kan. Stap over naar een ander boekhoudprogramma als dat nodig is. Dat kost weliswaar veel werk ondanks de mogelijkheid tot conversie van gegevens, maar dit is je investering in de toekomst.
2. Neem je tarieven en vaste abonnementen voor je klanten onder de loep
Overstappen op een ander boekhoudpakket en inzetten van Scan & Herken kost geld voor het kantoor. Bij ons stegen softwarekosten met factor 10. Kijk hoe je dit wilt verrekenen in je producten.
3. Selecteer de eerste 10 administraties in voor Scan & Herken
Dit levert soms wel wat gedoe op. Klanten moeten ineens hun inkoop- en verkoopfacturen naar een bepaald e-mailadres gaan sturen of ergens uploaden in plaats van dat ze de ordner iedere maand af te geven. De scans moeten aan bepaalde voorwaarden voldoen. Je klanten moeten consequent alles uploaden of e-mailen.
Communiceer goed met je klanten waarom je dit zo gaat doen. Begeleid ze hierbij, geef ze support. Verlies ze niet uit het oog omdat ze niet meer iedere maand op kantoor komen. Bel ze zomaar eens op te vragen hoe het gaat.
4. Stuur je kantoorfacturen ook gelijk naar de digitale brievenbus van het boekhoudpakket
Dan hoeft je klant dat niet meer te doen. Service!
5. Leg een bankkoppeling
Zo zorg je ervoor dat de bankmutaties ‘s nachts automatisch binnenlopen in het boekhoudpakket en worden verwerkt.
6. Werk iedere ochtend de digitale brievenbus bij
Daar komen de scans binnen. Als het goed is regelt het boekhoudprogramma alles, dus je hoeft alleen in hoofdlijnen te controleren of alles goed wordt geboekt. Je typt zelf nog zo min mogelijk in. Als je je klanten toegang geeft tot hun administratie, dan hebben ze dagelijks actuele cijfers.
7. Leg koppelingen met kassa’s van klanten en het boekhoudprogramma
8. Laat je klanten ook de betalingen van inkoopfacturen via het boekhoudprogramma doen
Deze staan er immers toch allemaal in, waarom zou je het laten overtypen in het bankprogramma? Je klant zal dit zeker waarderen, hij bespaart hiermee ook tijd.
9. Controleer iedere maand de administratie
Zo zorg je ervoor dat in januari direct de jaarrekening van het voorgaande jaar gemaakt kan worden. Maak gebruik van risicogericht samenstellen, dan gaat het een stuk sneller. Voor klanten waarvoor geen complete jaarrekening hoeft te worden opgemaakt, kun je vanuit het boekhoudprogramma de cijfers direct doorsturen naar het fiscale pakket van Nextens en gebruik je de jaarrekening aldaar. Scheelt enorm veel tijd.
10. Kijk kritisch naar je personeelsbestand
Het is helaas onvermijdelijk dat functies, of delen ervan, overbodig worden. School het personeel met zo’n functie om tot adviseur en zet ze anders in. Lukt dat niet, dan moet er misschien afscheid worden genomen van bepaalde mensen.
Peppol
PEPPOL staat voor Pan-European Public Procurement OnLine. Via het PEPPOL-netwerk kunnen aangesloten organisaties zakelijke documenten uitwisselen, zoals verschillende elektronische formats. . Je kunt het Peppol-netwerk zien als een soort ‘telefoonnetwerk voor facturen’. Via het netwerk kunnen bedrijven veilig berichten naar elkaar sturen.
Een voorbeeld van zo’n format is de UBL-factuur. Vanaf april 2019 zijn leveranciers verplicht om e-facturen te sturen naar de Rijksoverheid. Ook het bedrijfsleven vraagt steeds vaker om e-facturen via PEPPOL. Voornamelijk omdat dit een stuk veiliger is. Als iemand jou een SMS stuurt kun je diezelfde persoon na een eenmalige toevoeging altijd herkennen. Je hebt hiervoor alleen een ‘telefoonnummer’ nodig.
De meeste boekhoudpakketten gaan PEPPOL standaard gebruiken als factureringsmogelijkheid. Omarm dit en rol het uit naar je klanten. Dit is de toekomst. Als bedrijven naar elkaar gaan factureren via PEPPOL, dan is scan & herken verleden tijd.
Wat als je het niet doet?
Als je achterblijft in deze ontwikkeling, dan kost je dat op termijn klanten. Want die willen niet meer betalen voor het handmatig laten inboeken van facturen en bankafschriften door het kantoor. Ze weten inmiddels ook dat dat geautomatiseerd kan. Je kan hiermee op korte termijn makkelijk 75% van je klanten en je omzet verliezen. Werk aan de winkel dus.
Maurice Verdoorn AB FA – eigenaar Verdoorn Adviesgroep
Ik ben eigenaar en oprichter van de Verdoorn Adviesgroep en houd me onder andere bezig met de complexere fiscale vraagstukken. Ik ben afgestudeerd als Fiscaal Adviseur en mag de titel FA voeren. Ik houd me bovendien bezig met innovatie op het gebied van automatisering en werken in de cloud.
