Belastingadvies- en accountantskantoren introduceren steeds vaker abonnementen die recht geven op allerhande fiscale, financiële en/of ondernemingsdienstverlening tegen een vaste prijsafspraak per maand of per jaar. Dat past goed binnen de veranderende en digitaliserende wereld van accountants, administrateurs en belastingadviseurs, waarbij we onze bedrijfsstrategie langzaam maar zeker moeten gaan herzien.
Prachtig voor de cliënt. Hij weet precies waar hij aan toe is. Nooit meer uurtje-factuurtje en onverwachte en ongewenste facturen waarop 5 minuten in rekening worden gebracht voor een telefoontje van 2 minuten.
En prachtig voor jou als dienstverlener: geen ergernis meer, geen gezeur over de rekening. Een utopie?
De lessen na 10 jaar ervaring
Binnen ons kantoor hebben onze bedrijfsstrategie in 2008 aangepast en hebben we toen zo’n verdienmodel al ingevoerd. We leunen dus op 10 jaar ervaring en zijn door schade en schande ook een stuk wijzer geworden. Want hoe mooi en toekomstbestendig dit verdienmodel op het eerste gezicht ook lijkt, als kantoor kun je als je niet oppast in vele valkuilen lopen. Door deze vooraf in kaart te brengen en periodiek te bewaken, voorkom je een hoop gedoe en afboekingen van uren en omzet.
Maak gebruik van onze ervaring door bij de invoering van vaste abonnementen deze 8 tips toe te passen:
1. Stel maximaal 3 abonnementsvormen samen
Maak het niet te ingewikkeld, neem duidelijk op welke dienstverlening wel en niet is inbegrepen. Maak een goede urencalculatie vooraf op basis van je ervaringen uit het verleden. Je weet behoorlijk nauwkeurig hoe lang gemiddeld bepaalde werkzaamheden in beslag nemen. Neem 1 á 2 uur extra op voor onverwachte besprekingen en telefoontjes en andere ditjes en datjes.
2. Maak goede afspraken met uw cliënt
Uiteraard leg je alles vast in een opdrachtbevestiging. Vermeld heel duidelijk, en zo uitgebreid mogelijk, welke dienstverlening wel en welke niet is inbegrepen in het abonnement. Wij hebben bijvoorbeeld een rijtje werkzaamheden opgenomen die niet zijn inbegrepen zoals: begeleiding bij belastingcontrole, opstellen arbeidsovereenkomsten, begeleiden financieringsaanvragen. Bespreek dit ook bij het aangaan van de opdracht met cliënt.
3. Communiceer vooraf bij afwijken van het abonnement
Cliënten verwachten vaak dat nu alles is inbegrepen, ze betalen toch immers een vast bedrag per maand aan je? Het gaat vaak om kleine dingen. Even een loonberekening tussendoor. Dat formuliertje voor de verzekering waarop je een compleet jaarverslag moet invullen en 30 minuten verder bent. Een telefoontje van cliënt met een vraagje; “ik wil een nieuwe auto kopen, zal ik dat privé doen of op de zaak?”
Communicatie is hier het toverwoord. Vermeld aan de cliënt dat je dit graag gaat uitzoeken en uitwerken en dat deze werkzaamheden helaas niet zijn inbegrepen in het abonnement en dat je er ongeveer tijd x mee bezig bent en dat hij hiervoor eind van de maand een factuurtje zal ontvangen.
Maar let op: niets zeggen en eind van de maand de werkzaamheden in rekening brengen is killing. Dat geeft gegarandeerd boze mails, telefoontjes en een verstoorde verhouding met je cliënt.
4. Laat je proces ondersteunen door goede software
In je CRM-, uren- en factureringsprogramma stel je voor je cliënt een vaste prijsafspraak in. Je vinkt aan welke werkzaamheden zijn inbegrepen. Een goede indeling van je werksoorten is van groot belang. Je boekt bijvoorbeeld het samenstellen van de jaarrekening op code 210 – Samenstellen jaarrekening en de adviesnotitie voor de aanschaf van de auto op 520 – Advieswerkzaamheden met een duidelijke omschrijving van je werkzaamheden erbij.
5. Bewaak het proces
Kijk regelmatig bij al je cliënten waarmee je een vaste prijsafspraak hebt, of alles nog in de pas loopt. Zie je bijvoorbeeld halverwege het jaar dat de verwerking van de administratie structureel fors afwijkt van hetgeen je hebt begroot, dan kom je dus niet uit en leg je er geld op toe. Nu, maar ook in volgende jaren.
Ga een persoonlijk gesprek aan met de cliënt. Leg uit waar je tegenaan loopt. En dat je het voor de afgesproken prijs niet (meer) kan doen. 8 van de 10 keer heeft de cliënt begrip en wil graag bij je blijven en betaald een hoger bedrag. De andere 2 keer moet je afscheid van elkaar nemen. En ook hier geldt weer: tussendoor niet naar het resultaat van de prijsafspraak kijken en aan het eind van een jaar een mail sturen dat alles meer tijd heeft gekost en dat je het verschil in rekening gaat brengen moet je echt nooit doen.
6. Werk efficiënt en gebruik de laatste technologieën
Een abonnement zorgt ervoor dat een kantoor er belang bij krijgt om zo efficiënter mogelijk te werken. Zet dus alle technieken in die er zijn: Kies een modern online boekhoudpakket, werk met Scan & Herken, Apps, koppeling met kassa’s, webshops ect. Accepteer geen ordners meer met stapels inkoopfacturen en bankafschriften van je cliënt. Anders moet je die nog gewoon op uurbasis doen. Laat je medewerkers aan jou signaleren als ze zien dat bepaalde werkzaamheden voor een cliënt uit de hand gaan lopen.
7. Je ideale klant: neem afscheid van bepaalde cliënten
Je kent het wel, je weet dat een bepaalde cliënt veel meer tijd kost dan in de vaste prijsafspraak zit. Jaar in, jaar uit. Toch wil en kan je niet verhogen, want dat kan hij nooit betalen. En hij is ook nog eens hartstikke aardig. Maar hij staat 2x per week aan bij je aan de balie, belt 3x per week en mailt 4x per week.
Neem afscheid van dit soort klanten. Dat doe je natuurlijk op een nette manier door ze bijvoorbeeld de tijd te geven om iemand anders te zoeken. Doe dat met 10 klanten en neem er 5 voor terug die wel willen betalen wat jij vraagt voor je dienstverlening. Gegarandeerd dat dit het leven voor jou een stuk makkelijker en veel meer ontspannen maakt.
8. Een vaste prijsafspraak werkt niet altijd bij alle klanten
Dit verdienmodel is niet voor iedere cliënt geschikt. Sommige cliënten hebben een dusdanige onstuimige bedrijfsvoering en dito administratie dat dit niet gaat werken. Wij beginnen er bijvoorbeeld niet aan als een cliënt in de opstartfase van zijn groeiend bedrijf zit. Het is vervelend als je de cliënt na een jaar moet uitleggen dat je een fors bedrag tekort komt. Wij spreken dan altijd af dat we eerst 1 of 2 jaar op uurbasis met elkaar gaan werken en als de werkzaamheden stabiel zijn, een vaste prijsafspraak kunnen maken.Meer weten over de kansen die het veranderende vak kunnen bieden?
