Eén van de eerste dingen die na de zomervakantie op de agenda staat van ondernemers is het indienen van teruggaafverzoeken van buitenlandse btw. Het terugvragen van buitenlandse btw is niet moeilijk, maar wel een heel precies werkje. Hierna ga ik in op de punten die in de praktijk het meest zorgen voor de weigering van de teruggaaf, zodat deze in ieder geval geen belemmering vormen.
Ondernemers die in het buitenland (binnen de Europese Unie) kosten in rekening gebracht krijgen, kunnen eventuele btw op deze rekeningen terugvragen door middel van een verzoek bij de Belastingdienst. De Belastingdienst heeft hiervoor een portal voor teruggaafverzoeken ingericht. Het is dus niet de bedoeling dat de buitenlandse btw via de Nederlandse aangifte btw wordt teruggevraagd.
Wees tijdig!
Het is van belang om een teruggaafverzoek tijdig in te dienen. Voor de teruggaaf van buitenlandse btw op facturen die in 2017 zijn uitgereikt, moet uiterlijk op 30 september van dit jaar een teruggaafverzoek zijn ingediend. Let op, te laat is in dit geval echt te laat: de buitenlandse belastingkantoren kennen hierin geen genade!
Voor zover de ondernemer nog niet beschikt over inlogcodes voor de teruggaafportal, moet deze zo snel mogelijk worden aangevraagd. Het duurt namelijk enkele weken voordat je deze ontvangt. Eind september kan het ook erg druk zijn op de portal, waardoor de indiening van de aanvraag frustrerend lang kan duren. Wacht dus niet te lang, maar neem nu actie.
Juiste facturen
Voor de facturen is het van belang dat deze geen gebreken vertonen. Dit betekent in ieder geval dat de naam en het adres van de onderneming op de factuur moet zijn vermeld. Daarnaast moet in ieder geval ook de naam, het adres en het btw-nummer van de leverancier of dienstverrichter zijn vermeldt.
Uiteraard moet de factuur verder voldoen aan alle overige ‘reguliere’ vereisten.
Btw terecht in rekening gebracht
Verder moet de btw terecht in rekening zijn gebracht. Voor bijvoorbeeld hotelkosten en benzinepasfacturen zal dit in de regel geen probleem zijn, maar let op als het gaat om aankopen van goederen of bij bouwfacturen (installatielevering/constructie). In die gevallen is mogelijk een nultarief of verlegging van toepassing.
Het komt regelmatig voor dat door het indienen van een btw-teruggaafverzoek blijkt dat de ondernemer geregistreerd had moeten zijn in het andere land. Dit kan weer leiden tot naheffingen en boetes. In een enkel geval heeft dit ook positieve financiële gevolgen, bijvoorbeeld omdat de btw uit eerdere jaren dan nog voor aftrek in aanmerking kan komen.
Een lidstaat kan een boete opleggen voor het terugvragen van onjuist in rekening gebrachte btw.
Invullen van het teruggaafverzoek
Het invullen van het teruggaafverzoek moet met de nodige aandacht gebeuren. De gegevens die moeten worden ingevuld en aangeleverd zijn niet voor iedere lidstaat gelijk. Zo moeten er soms subcodes worden ingevuld of moeten de facturen gescand en toegevoegd worden. Op de website van de Belastingdienst staat een overzicht van de vereisten per lidstaat.
Zijn er formele gebreken aan het teruggaafverzoek of simpele typefouten, dan is dat al een reden voor afwijzing.
Periode
Let op dat alleen de btw op facturen die zijn uitgereikt in het jaar 2017 tot 30 september 2018 kan worden teruggevraagd. Voor de facturen die in 2016 of eerder zijn uitgereikt, geldt te laat is te laat. Bij het aanduiden van de periode, moet het gehele jaar 2017 worden gekozen, ook al zijn de facturen bijvoorbeeld alleen uitgereikt in maart, april en augustus 2017. Wordt in dit geval een kortere periode aangeduid, bijvoorbeeld 1 maart tot en met 31 augustus 2017, dan zal het teruggaafverzoek worden afgewezen.
Voor facturen die uitgereikt zijn in 2018, kunnen er al teruggaafverzoeken worden ingediend per kwartaal of er semester. Ook in dit geval is het belangrijk om een heel kalenderkwartaal of een heel kalendersemester te kiezen als periode.
Mindful
Het indienen van een teruggaafverzoek is een geduldig en precies werkje, iedere fout wordt in beginsel bestraft met een afwijzing. Het kan daarom geen kwaad om dit mindful te doen: pak er lekker wat drinken bij en neem de tijd. Of schakel een belastingadviseur of accountant in die mindful bezig is.
